Preprečiti prevaro kupca.

Razvijajoči svet spreminja poslovanje podjetij ter navade in obnašanje ljudi. Podjetja postajajo bolj ogrožena. Kakšen problem ali težavo bi pomenilo za vas, če bi iznenada ugotovili, da so vas v podjetju prevarali za 30.000 € in da tega denarja ne boste dobili nazaj?

Zakaj so mikro, mala in srednja podjetja tako izpostavljena in ranljiva?

Eden najpomembnejših odgovor je, da podjetja nimajo pravih notranjih kontrol.

Podjetniki poznate zgodbe, ki so neprijetne (včasih grozljive). Prevara, goljufija, poneverba se lahko zgodi na vseh področjih poslovanja podjetja in v vseh dejavnostih (trgovina, proizvodnja, gradbeništvo, šolstvo, društva, občine in ministrstva, itd.). Prav tako se prevara zgodi ne glede na velikost podjetja.

Na srečo obstajajo preprosi postopki in stvari, ki jih lahko storite sami in jih takoj uporabite.

Kdo so vaši KUPCI ?

Kakšne so nevarnosti (grožnje) za podjetje in primeri prevar?

Kakšni so sumljivi znaki (red flags)?

Kaj lahko naredite sami?

Vprašanje za vas

Zagotovo ima večina vaših obstoječih in novih kupcev poštene namene in pri vas kupuje izdelke ali storitve, ki jih potrebuje. Takšni kupci bodo kupljeno plačali v višini in rokih, kot ste bili dogovorjeni.

Vendar obstajajo tudi drugi kupci z nepoštenimi nameni, ki vas bodo poskušali zavesti in vam ter vašemu podjetju prizadeti škodo in posledično finančno izgubo. Prodaje tako ne boste mogli šteti v prihodke podjetja in posledično boste s takšno prodajo imeli obilo problemov in stroškov.

Vsak lastnik podjetja, prodajalec ali vodja si zelo želi kupcem prodati proizvode / storitve in zagotoviti, da bo plačilo izvršeno. V končni fazi je tudi odgovoren in plačan za to.

Na razpolago imate preproste metode in postopke. Uporabite jih, da preprečite goljufije in prevare povezane s kupci.

Najpomembneje za uspešno trženje in prodajo vaših izdelkov in storitev je, da dobro poznate:

• svoje kupce in veste kdo so,
• kakšne potrebe kupci imajo in
• kakšna je uporabna vrednost vaših proizvodov in storitev.

Grožnja za vaše podjetje

Goljufi in prevaranti, ki se vam predstavijo kot pošteni kupci, uporabljajo številne metode, s katerimi vas spravijo v zmoto. Z vami načrtno vzpostavijo zaupanja vreden poslovni odnos in v prvi fazi naročijo manjšo količino, ki jo takoj plačajo. Naslednjega večjega nakupa pa nikoli več ne plačajo.

Ne glede na to, na kakšen način se vam lahko dogodi goljufija in prevara s strani kupcev, bo končni rezultat podoben, kot da vam  bi denar ukradli direktno iz vašega žepa. Ostali boste brez vašega izdelka in tudi brez denarja. Dodatni denar pa boste izgubili tudi posredno, saj boste morali plačati stroške izterjave, odvetnika, itd… ki jih sicer ne bi imeli.

Kratkoročna in dolgoročna poslovna prevara. Dolgoročna prevara se začne z goljufi, ki podjetju podajo veliko število naročil majhne vrednosti in jih takoj tudi plačajo. Posledično se vzpostavi dober poslovni odnos, kjer kupec vsa naročila redno plača. Kot prodajalci vzpostavimo večjo stopnjo zaupanja do takšnega kupca. V naslednji fazi ti kupci podajo naročila, ki pa se nanašajo na večje količine in dražje proizvode. Ko te proizvode dostavite, pa kupec naročenega ne plača.

Samozaščita za podjetja in kaj lahko naredite sami

Pri poslovanju s kupci je priporočljivo, da si ob prejemu vsakega naročila vzamete čas. Ocenite kupca in naročilo, ki ga je kupec podal. Uporabite logično razmišljanje glede poslovne smiselnosti nakupa s strani kupca. Pogosto boste ugotovili, da pri naročilu nekaj ni povsem logično in upravičeno. Pri tem ne pozabite na to, da je lahko nekaj preveč dobro, da bi lahko bilo res. To naj bo za vas opozorilo in signal, da je potrebno biti pazljiv.

Bodite pazljivi na sumljive znake

Vaše pretekle izkušnje poslovanja s kupci in vaša notranja intuicija sta zelo pomembna. To sta močni orodji za odločitev, ali imate na drugi strani pravega in poštenega kupca, ki bo proizvod / storitev plačal.

Primeri sumljivega vedenja kupca (RED FLAGS):

• neobičajni, nenavadni vzorci nakupov. Kot primer za to so naročila, ki so večja od običajnih naročil, več naročil enega istega proizvoda, zelo hitra in pogosta naročila novih kupcev, sprememba vedenja rednega kupca,
• zahteve kupca po spremembi in izogibanju vaših ustaljenih procesov pri plačevanju,
• kupec se zelo malo ali pa skoraj nič ne zanima o blagu oz. proizvodu ki ga kupuje, predvsem, če je ta dražji,
• kupec želi, da je blago dostavljeno na naslov v tujini, ki se razlikuje od prejšnjih, običajnih dostav. Res je, da je takšna dostava lahko tudi popolnoma upravičena, vendar je lahko tudi znak za prevaro. V kolikor ste v dvomih, prosite za več informacij,
• za kupljene proizvode prejmete predčasno preveliko plačilo na transakcijski račun. Prevarant v takem primeru zahteva takojšnje vračilo celotnega zneska s tem, da kasneje pravilnega zneska računa na plača. Tudi takšen primer je možen iz upravičenega razloga.

Ali je vaš kupec res to, za kar se predstavlja

V kolikor podvomite v poštenost kupca in zaznate nenavadne ter sumljive znake poskrbite, da boste zbrali čim več informacij. Iz javnih baz podatkov in pregleda spleta ugotovite, ali je kupec resnično vreden zaupanja. Po telefonu pokličite kupca in ga brez zadržka povprašate o naročilu in njegovem namenu.

V kolikor je potrebno zahtevajte uradne podatke o podjetju in pooblaščenih osebah. Podatke primerjate z drugimi neodvisnimi viri ali zahtevaje neodvisne reference. Podrobno preverite preteklo poslovanje s tem kupcem.

V podjetju sprejmite takšno poslovno politiko, da boste od popolnoma neznanih kupcev prejeli delno ali popolno predplačilo izdelkov.

Ne pozabite, v kolikor ste v velikih dvomih glede poštenosti kupca in prejemi njegovega plačila je bolje, da se odločite in ne sodelujete s kakšnim kupcem.

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Preprečiti prevaro kupca appeared first on Risolgo.

Goljufija v malih podjetjih.

5 najpogostejših nevarnosti za mala podjetja in kako se obvarovati

Že dolgo je znano, da lahko kraja, goljufija ali notranja prevara uniči vsako malo podjetje. Mednarodne organizacije so raziskale, da so povprečne izgube iz naslova goljufij v višini 5 odstotkov letnega prihodka.

Pri tem imajo majhna podjetja specifične nevarnosti. Pogosto nimajo zadostno sredstev in znanja za izvajanje pravilnega notranjega preverjanja v svojem procesu (pri proizvodnji, prodaji, računovodstvu). Tako imajo tisti, ki opravljajo računovodske naloge, dodeljene tudi nezdružljive naloge.

Pri tem pa je, kljub vzpostavljenemu zaupanju znotraj podjetja, notranja goljufija zelo možna pri vaših dolgoročnejših zaposlenih kot pri pogodbenih delavcih.

Podjetniki in lastniki vlagate veliko svojega časa in energije v sledenje svojim sanjam. Trdo delate v tisoč različnih smereh v toku dneva. Ko se soočate z vznemirjenostjo uspeha in rasti, pa morate biti pripravljeni na soočanje še z večjimi izzivi, kot je na primer spremljanje denarnega toka.

Iz tega razloga morajo imeti lastniki malih podjetij visoko stopnjo ključnega nadzora nad svojimi finančnimi zadevami. Morajo se usposobiti za prepoznavanje in ukrepanje.

PET NAJPOGOSTEJŠIH oblik goljufij, praks in nevarnosti.

1. Goljufija in prevara pri plačah

Goljufija pri plačah se pojavlja pri 27 odstotkih vseh podjetij. Pri tem se pri malih podjetjih pojavljajo dvakrat pogosteje. Lastniki morajo pridobiti delovno znanje sistema plačilnega prometa in uveljavljati odgovornost med imetniki knjig v mesečnih poročilih. Ker se kompleksnost plač v plačilnih sistemih povečuje, predvsem takrat ko podjetje raste, morajo lastniki vzpostaviti dosleden nadzor.

2. Kraja gotovine

Denar in gotovina imata zelo zanimive načine, kako izginjata v malih podjetjih. Ne glede na to, ali s poneverbo (ko zaposleni prevzame denar, ki ni bil knjižen v računovodski sistem), ali krajo (ko zaposleni odtuji denar iz blagajne), vam bo goljufija ter kraja gotovina ustvarila negativni vpliv na vaše bilance. Lastnik malega podjetja mora imeti vzpostavljen (od začetka ustanovitve podjetja ali naknadno) racionaliziran proces spremljave denarnih sredstev.

Tako bo dosegel učinkovitost finančnega procesa v podjetju kot tudi vzpostavitev učinkovitega nadzora nad gotovino in denarjem v podjetju.

3. Internetno bančništvo

V zadnjem času je povečan trend priljubljenosti spletnega bančništva. S tem se je zelo povečala verjetnost, da bi se sredstva iz transakcijskega računa podjetja prenesejo na napačne račune – goljufija. Lastniki bi morali vzpostaviti redno dnevno kontrolo za spremljanje vseh izplačil in prenesenih denarnih sredstev iz računa podjetja.

Pri tem predstavljajo resen problem neodobrena plačila (to je takrat, ko zaposleni nakaže denarna sredstva, čeprav jih ni odobril lastnik).

Kibernetski kriminal in goljufija sta vedno bolj sofisticirana, lastniki malih podjetij morajo obvladovati te nevarnosti z učinkovitimi kontrolami nad grožnjami.

4. Lažno izdajanje računov

Lastniki podjetij morajo imeti ustrezni nadzor nad področjem prodaje. Znajo je, da je je lažno izdajanje računov vse bolj priljubljena goljufija in metoda prevare v malih podjetjih.

Pogosto pa pride do goljufij, ko zaposleni ustvari t.i. lažnega dobavitelja in ko plača temu dobavitelja, nato pa ta dobavitelj denar preusmeri na drug račun.

5. E-poštni naslovi v podjetju

Ta goljufija in prevara pogosto vključuje nepričakovane napotke (plačilne inštrukcije) s strani storilca, ki se predstavlja kot vaši redni dobavitelji. Ti s svojimi napotili preko e-maila predlagajo spremembe obstoječega načina izvedbe plačila. Takšno prevaro ni možno ustrezno zaznani, dokler ni prepozno. Podjetje prejme pritožbo (reklamacijo) in opozorilo od svojega dobaviteljev, da plačila ni prejel in takrat se ugotovi goljufija.

Redni nadzor nad ustreznostjo plačevanja ter redni pregledi računov dobaviteljev vam pomagajo varovati denar in lastnike malih podjetij, ki so pogosto žrtve te vrste goljufije.

Za konec

Mala podjetja, ki so poročala o goljufijah (na svetovnem nivoju, kot tudi v Sloveniji), so javila povprečno izgubo v višini 150.000 dolarjev (v Sloveniji nekaj manj in sicer v višini cca 40.000 €). Takšna višina in izguba je lahko usodna za podjetje. Mali podjetniki in lastniki podjetij morajo uspešno voditi podjetja, prodajati… hkrati pa trdno nadzirati svoje finančne procese.

Pasti in nevarnosti je veliko, zato se ni dobro preveč zanašati zgolj na prenos pooblastil pri poslovanju z denarjem in gotovino na druge osebe. Kadar so lastniki preveč zaupljivi pri poslovanju s finančnimi sredstvi, to zelo povečuje možnost goljufije, prevar in škode za podjetje.

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Goljufija v malih podjetjih appeared first on Risolgo.