Preprečiti prevaro kupca.

Razvijajoči svet spreminja poslovanje podjetij ter navade in obnašanje ljudi. Podjetja postajajo bolj ogrožena. Kakšen problem ali težavo bi pomenilo za vas, če bi iznenada ugotovili, da so vas v podjetju prevarali za 30.000 € in da tega denarja ne boste dobili nazaj?

Zakaj so mikro, mala in srednja podjetja tako izpostavljena in ranljiva?

Eden najpomembnejših odgovor je, da podjetja nimajo pravih notranjih kontrol.

Podjetniki poznate zgodbe, ki so neprijetne (včasih grozljive). Prevara, goljufija, poneverba se lahko zgodi na vseh področjih poslovanja podjetja in v vseh dejavnostih (trgovina, proizvodnja, gradbeništvo, šolstvo, društva, občine in ministrstva, itd.). Prav tako se prevara zgodi ne glede na velikost podjetja.

Na srečo obstajajo preprosi postopki in stvari, ki jih lahko storite sami in jih takoj uporabite.

Kdo so vaši KUPCI ?

Kakšne so nevarnosti (grožnje) za podjetje in primeri prevar?

Kakšni so sumljivi znaki (red flags)?

Kaj lahko naredite sami?

Vprašanje za vas

Zagotovo ima večina vaših obstoječih in novih kupcev poštene namene in pri vas kupuje izdelke ali storitve, ki jih potrebuje. Takšni kupci bodo kupljeno plačali v višini in rokih, kot ste bili dogovorjeni.

Vendar obstajajo tudi drugi kupci z nepoštenimi nameni, ki vas bodo poskušali zavesti in vam ter vašemu podjetju prizadeti škodo in posledično finančno izgubo. Prodaje tako ne boste mogli šteti v prihodke podjetja in posledično boste s takšno prodajo imeli obilo problemov in stroškov.

Vsak lastnik podjetja, prodajalec ali vodja si zelo želi kupcem prodati proizvode / storitve in zagotoviti, da bo plačilo izvršeno. V končni fazi je tudi odgovoren in plačan za to.

Na razpolago imate preproste metode in postopke. Uporabite jih, da preprečite goljufije in prevare povezane s kupci.

Najpomembneje za uspešno trženje in prodajo vaših izdelkov in storitev je, da dobro poznate:

• svoje kupce in veste kdo so,
• kakšne potrebe kupci imajo in
• kakšna je uporabna vrednost vaših proizvodov in storitev.

Grožnja za vaše podjetje

Goljufi in prevaranti, ki se vam predstavijo kot pošteni kupci, uporabljajo številne metode, s katerimi vas spravijo v zmoto. Z vami načrtno vzpostavijo zaupanja vreden poslovni odnos in v prvi fazi naročijo manjšo količino, ki jo takoj plačajo. Naslednjega večjega nakupa pa nikoli več ne plačajo.

Ne glede na to, na kakšen način se vam lahko dogodi goljufija in prevara s strani kupcev, bo končni rezultat podoben, kot da vam  bi denar ukradli direktno iz vašega žepa. Ostali boste brez vašega izdelka in tudi brez denarja. Dodatni denar pa boste izgubili tudi posredno, saj boste morali plačati stroške izterjave, odvetnika, itd… ki jih sicer ne bi imeli.

Kratkoročna in dolgoročna poslovna prevara. Dolgoročna prevara se začne z goljufi, ki podjetju podajo veliko število naročil majhne vrednosti in jih takoj tudi plačajo. Posledično se vzpostavi dober poslovni odnos, kjer kupec vsa naročila redno plača. Kot prodajalci vzpostavimo večjo stopnjo zaupanja do takšnega kupca. V naslednji fazi ti kupci podajo naročila, ki pa se nanašajo na večje količine in dražje proizvode. Ko te proizvode dostavite, pa kupec naročenega ne plača.

Samozaščita za podjetja in kaj lahko naredite sami

Pri poslovanju s kupci je priporočljivo, da si ob prejemu vsakega naročila vzamete čas. Ocenite kupca in naročilo, ki ga je kupec podal. Uporabite logično razmišljanje glede poslovne smiselnosti nakupa s strani kupca. Pogosto boste ugotovili, da pri naročilu nekaj ni povsem logično in upravičeno. Pri tem ne pozabite na to, da je lahko nekaj preveč dobro, da bi lahko bilo res. To naj bo za vas opozorilo in signal, da je potrebno biti pazljiv.

Bodite pazljivi na sumljive znake

Vaše pretekle izkušnje poslovanja s kupci in vaša notranja intuicija sta zelo pomembna. To sta močni orodji za odločitev, ali imate na drugi strani pravega in poštenega kupca, ki bo proizvod / storitev plačal.

Primeri sumljivega vedenja kupca (RED FLAGS):

• neobičajni, nenavadni vzorci nakupov. Kot primer za to so naročila, ki so večja od običajnih naročil, več naročil enega istega proizvoda, zelo hitra in pogosta naročila novih kupcev, sprememba vedenja rednega kupca,
• zahteve kupca po spremembi in izogibanju vaših ustaljenih procesov pri plačevanju,
• kupec se zelo malo ali pa skoraj nič ne zanima o blagu oz. proizvodu ki ga kupuje, predvsem, če je ta dražji,
• kupec želi, da je blago dostavljeno na naslov v tujini, ki se razlikuje od prejšnjih, običajnih dostav. Res je, da je takšna dostava lahko tudi popolnoma upravičena, vendar je lahko tudi znak za prevaro. V kolikor ste v dvomih, prosite za več informacij,
• za kupljene proizvode prejmete predčasno preveliko plačilo na transakcijski račun. Prevarant v takem primeru zahteva takojšnje vračilo celotnega zneska s tem, da kasneje pravilnega zneska računa na plača. Tudi takšen primer je možen iz upravičenega razloga.

Ali je vaš kupec res to, za kar se predstavlja

V kolikor podvomite v poštenost kupca in zaznate nenavadne ter sumljive znake poskrbite, da boste zbrali čim več informacij. Iz javnih baz podatkov in pregleda spleta ugotovite, ali je kupec resnično vreden zaupanja. Po telefonu pokličite kupca in ga brez zadržka povprašate o naročilu in njegovem namenu.

V kolikor je potrebno zahtevajte uradne podatke o podjetju in pooblaščenih osebah. Podatke primerjate z drugimi neodvisnimi viri ali zahtevaje neodvisne reference. Podrobno preverite preteklo poslovanje s tem kupcem.

V podjetju sprejmite takšno poslovno politiko, da boste od popolnoma neznanih kupcev prejeli delno ali popolno predplačilo izdelkov.

Ne pozabite, v kolikor ste v velikih dvomih glede poštenosti kupca in prejemi njegovega plačila je bolje, da se odločite in ne sodelujete s kakšnim kupcem.

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Preprečiti prevaro kupca appeared first on Risolgo.

Poneverbe pri ravnanju z zalogami – kraja zaloge.

Zamislite si:
Ob popisu zaloge blaga in materiala (inventura) v vašem podjetju je ugotovljena razlika med dejansko zalogo v skladišču ter višino v knjigovodskih evidencah. Mislite si, da je napaka…. Pojasnijo vam, da razlika ni zaradi napake, ampak, da so vas ukradli…. Kako je to mogoče… Kdo… Zakaj….

Zaloga je pri podjetjih (predvsem trgovskih in proizvajalnih) nujno potrebna, da lahko podjetja obstajajo ter delujejo. Tako je zaloga pogosto ena od večjih in pomembnejših postavk poslovnega premoženja. Zaloge v obliki surovin, materiala, polizdelkov in končnih izdelkov je mogoče ukrasti na različne načine. Enostavne oblike kraje običajno storijo zaposleni, ki dnevno ravnajo z zalogami. Takšno krajo je mogoče hitro odkriti le pod pogojem, da obstaja kontrola in močen notranji nadzor.

V podjetjih se pogosto zaznavajo manjša odstopanja med dejanskimi količinami zaloge in podatki v knjigah. Zaloga ter njene manjše razlike izhajajo zaradi mnogih vsakodnevnih transakcij (zakasneli vnos podatkov, škoda in uničenje, lom, pisna napaka, odpis). Vendar so razlike lahko tudi posledica kraje zalog. Za podjetje morajo biti vse ugotovljene razlike med stanji jasen signal, da se ugotovijo razlogi. Razlike, ki so večje kot 3 % so že vzrok za zaskrbljenost.

Pri kraji zalog obstajata dve osnovni vrsti: kraja fizičnih stvari iz skladišč ter goljufija v računovodskih izkazih.

POGLEJ MOJO BREZPLAČNO E-KNJIGO

Kraja zaloge s strani zaposlenih

Kraja s strani zaposlenih povzroči materialno izgubo in poslovno škodo podjetju. Takšna kraja je pogostejša v podjetjih, ki se ukvarjajo s proizvodnjo ali s prodajo. Zaposleni v tem primeru ukrade material ali izdelek in ga uporabi za osebno uporabo. Nekateri zaposleni pa kradejo zaloge materiala ali izdelkov za nadaljnjo prodajo.

Opozorilni znaki, da se je v podjetju dogodila poneverba pri ravnanju z zalogami, so lahko:

– manjkajoči dokumenti (naročilnice, dobavnice, izdajnice, itd.),
– pogoste poenostavitve in bližnjice v kontrolnih postopkih, da bi pospešili postopke (nepravilno vodenje zalog materiala),
– materialna zaloga, zaloga končnih izdelkov – pogostost manki ali presežki,
– nenavadno veliko število transakcij v zalogah, ki pa niso posledica prodaje,
– zaposleni, ki živijo nad svojimi finančnimi sredstvi in možnostmi,
– nezadovoljni zaposleni, ki menijo, da si zaslužijo večjo plačo,
– zaposleni, ki ne želijo na daljši dopust zaradi strahu pred razkritjem,
– podpisovanje v imenu drugega delavca ali neenako podpisovanje dokumentacije,
– prinašanje torb na delo in iz delo…

Lastniki podjetij naj uvedejo različne ukrepe za odkrivanje in preprečevanja prevar pri zalogah, vključno z video nadzorom ter alarmnim sistemom, preverjanje dokumentov (materialno knjigovodstvo – izdajnice, prevzemnice…), naključnimi pregledi in revizije, pogosta izvedba popisa materiala in blaga, omejen dostop do skladiščnih prostorov, preverjanje in analiziranje povezav odgovornih oseb za nabavne posle z dobavitelji, urejeno vodenje zalog, itd.

Goljufije v računovodskih izkazih (poslovnih evidencah)

Prikrivanje kraje zalog v računovodskih evidencah pa je težji del goljufije. Če je izvedena kraja zaloge – materiala ali izdelka kot enkraten dogodek, lahko zaposleni pričakuje, da bo v kratkem ugotovljen manko in kraja. Če želi zaposleni nadaljevati krajo oziroma jo prikriti, bo moral takšno dejanje na nek način skriti.

Krajo bo v evidencah (vodenje zalog materiala) prikril na način, da bo ponaredil dokumentacijo. Pri tem so znane in uporabljene metode: uporaba ponarejene medskladiščnice, ponareditev prejetih računov, lažna prodaja obstoječih zalog, ponareditev dobropisov, izdajnic, prevzemnic….

Prevare pri zalogah se lahko izvajajo tudi z manipuliranjem računovodskih izkazov, kot so manipuliranje z nedokončano proizvodnjo in proizvodi, zaloge pri tretjih osebah, manipuliranje z vračili blaga itd. Tako vrsto goljufij običajno izvaja višje vodstvo zaradi motiva in potrebe po doseganju določenega finančnega cilja ali uspeha.

Opozorilni znaki

Pogosto se dogaja, da je podjetje istočasno žrtev obeh vrst prevar pri zalogah (kraja fizičnih stvari iz skladišč in goljufija v računovodskih izkazih), kar kaže na pojav neustreznih notranjih kontrol.

Ne glede na to, ali je prišlo do kraje zalog ali do manipuliranja računovodskih izkazov obstaja več opozorilnih znakov, ki nakazujejo na težave in vključujejo:
– vrednost zalog se ne spreminja v obdobjih, ali je sprememba minimalna,
– vrednosti se povečujejo hitreje kot prodaja,
– materialna zaloga – zelo velike spremembe razmerij o prometu,
– nizka vrednost zalog, čeprav je skladišče polno,
– visoko vrednotenje zalog, skladišče pa je prazno,
– pošiljanje računov z neobičajnimi naslovi za dostavo

Upoštevati je potrebno, da mogoče obstajajo razumna pojasnila za zgoraj navedene primere. Potrebno je biti pazljiv ter dokumente pregledati objektivno in analitično.

Preventiva in preprečevanje prevar

Zaloga – nekaj preprostih ukrepov za zaščito zalog materiala ter blaga in manipuliranja z računovodskimi izkazi:
– Vsi prejeti in izdani računi morajo biti celovito povezani z drugimi dokumenti v podjetju (naročilnica, dobavnica, izdajnica, prevzemnica, materialno knjigovodstvo, materialna zaloga). Prejeti računi za material ali blago, ki jih ni mogoče povezati z naročilnicami in dobavnicami, nakazujejo na pazljivost pri plačevanju,
– izvajati je potrebno redne ter nenapovedane intervalne popise zalog – inventura, da bi preverili točnost fizične zaloge materiala in blaga v primerjavi z računovodskimi podatki,
– odpise, izmete in lome je potrebno redno preverjati,
– računovodske izkaze ter evidence je potrebno analizirati s primerjavo predhodnih in tekočih obdobij ter pregledati spremembe višine zalog v daljšem časovnem obdobju (metoda vrednotenja, knjiženje zalog materiala, vrednotenje zalog materiala, vrednotenje zalog trgovskega blaga).

Ključne ugotovitve glede prevar in poneverb pri zalogah:

1. Zaloga materiala in blaga ni popolnoma varna pred krajo zaposlenih.
2. Zaposleni prikrijejo takšne kraje s ponarejanjem dokumentov – nakupnih in prodajnih evidenc.
3. Fizična varnost zalog je zelo pomembna in ščiti podjetje pred krajo. Če tatovi ne morejo neovirano do zalog, se jim zmanjša možnost za storitev krajo.
4. Prevara in kraja zaloge ni mogoča, če so vzpostavljeni ustrezni preventivni ukrepi (vodenje zalog, notranje kontrole) ter vzpostavljeni ustrezni sistemi za zaščito.

s klikom prevzamite brezplačne nasvete

Pridobite zunanjo pomoč

Vključitev zunanjih sodelavcev v redni/izredni izvedbi popisa, npr. enkrat na četrtletje, vam bo pomagalo pri pridobitvi jasne slike glede zalog in izboljšanju postopkov. Zunanja pomoč vas bo nekaj stala, vendar bo izboljšanje inventurnega popisa zmanjšalo izgube podjetja in tako upravičilo ta strošek.

Če bo prišlo do prevare pri zalogah lahko pričakujete spore. Storilca kraje zalog je sicer mogoče tožiti, vendar so možni dvomi v veljavnost takšne tožbe ter zavrnitev ustrezne odškodnine.

V takšnih primerih vam je na razpolago naša praksa kot pomoč pri odkrivanju nastale škode. Kot strokovnjaki uporabljamo različne preiskovalne in analitične postopke za podporo kazenskim, odškodninskim in civilnim tožbam proti posamezniku (ali več storilcem). Pomagamo odvetnikom in pravnikom pri tolmačenju podatkov in svetujemo pri razumevanju ter analizi dogodkov.

Kot strokovnjaki za področje preprečevanja prevar vam pomagamo s primerjanjem podatkov in trendov, s preverjanjem izvorne dokumentacije in sistema evidentiranja, kot tudi drugimi postopki in metodami. To vam bo zelo pomagalo pri preprečevanju kraj in prevar v vašem podjetju.

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Kraja zaloge appeared first on Risolgo.

Prejeti račun in prevara – 4 načini s katerimi zavarujete podjetje.

Račun in prevara – dejstva in kako se zaščititi.

Ali za račun veste:
– da je skoraj 50 % vseh podjetij že prejelo sumljivi račun ali bilo žrtev goljufije,
– da so podjetja velikokrat tarče kriminalcev, ki jih želijo ogoljufati,
– da se pogosto dogaja, da so podjetja ogoljufana zaradi prevar z računi,
– da eno do 6 podjetij ocenjuje, da jih je prevara stala več kot 5.500 €.

Raziskavo o prevarah s prejetimi računi je izvedel Angleški urad za finančne goljufije (FFA UK), ki ugotavlja zelo velik porast teh prevar.

Ugotovljeno je, da povzročena škoda zaradi prevar s prejetimi računi v malih podjetjih v Angliji znaša več milijard €. Najbolj skrb vzbujajoče pa je, da so te prevare vse večje, raven kompleksnosti in pogostosti ponavljanja pa narašča. Ker veliko število prevar (poizkusov, izvedenih) ni zabeleženo, so številke o pogostosti in višini še večje ter zato bolj tragične.

Podrobnejši podatki prevar z računi v Sloveniji niso znani, sklepamo pa, da bistveno ne odstopajo od izvedene raziskave v Angliji.

Posledice za podjetja in lastnike podjetij zaradi prevar z računi

Veliko število goljufij te vrste ni nikoli raziskanih, saj se denarna sredstva, ki so jih goljufi ukradli podjetju, hitro prenesejo na bančne račune izven Slovenije in Evrope. Tako je ugotavljanje storilca in morebitno povračilo denarja podjetju skoraj nemogoče.

Kako deluje prevara

Kriminalci s pomočjo javnih podatkov (preko interneta, spletne strani podjetja, letnega poročila in drugih podatkov) preiskujejo podjetje in dobavitelje. Ko zberejo dovolj podatkov pa dodatno s pomočjo telefona ali elektronske pošte navežejo stik s podjetjem. Po tako zbranih podatkih pošljejo podjetju ponarejeni račun ali spremenijo navodila za plačilo (spremenijo znesek, spremenijo številko računa, kam naj se znesek nakaže, ….).

Prevara lahko poteka tudi na način, da podjetje prejme ponarejeni račun za majhen znesek in to za relativno nematerialno količino običajno nabavljenega blaga in storitve. Računi se pošljejo za fotokopirni papir, tonerje, pisarniške potrebščine, vzdrževanje opreme in prostorov ter telekomunikacijske storitve.

Takšen način poslanega računa je trik, ki ga izvede goljuf. V vašem podjetju preveri delovanje sistema plačevanja. Če v računovodstvu sprejmejo takšen ponarejen račun in plačajo v naslednjih dneh ali tednih, je to za goljufa dober znak. Pomeni, da podjetje nima ustreznih kontrol o pristnosti računa, ter da bo račun plačan brez zadržkov. V drugem poizkusu goljuf s ponovnim ponarejenim računom ogoljufa podjetje za veliko večji znesek.

Za mikro in mala podjetja je značilno, da težko izvajajo veliko število notranjih kontrol, ki preprečijo vse goljufije. E računi in notranje kontrole niso uvedene.

Kako lahko s 4 načini preprečimo škodo malega podjetja

Predlagamo oblikovanje štirih preprostih kontrol in pravil, ki pomagajo preprečiti prevaro s ponarejenimi računi.

1) Pozornost zaposlenih v podjetju pri plačevanju računov

Goljufi, ki pošiljajo takšne ponarejene in lažne račune, se zanašajo na površne in nekvalitetne kontrolne računovodske prakse. Takšno pomanjkanje notranjih kontrol omogoči, da se ponarejeni račun zlahka plača. Pomembno je, da se vsi zaposleni, ki sodelujejo v postopku plačevanja računa, zavedajo potencialnih goljufij.

Zaposleni naj bodo ustrezno usposobljeni, dosledno pa morajo upoštevati navodila pri obdelavi in plačevanju računov. Postopki morajo biti določeni in dokumentirani. Večja podjetja imajo v tem procesu udeleženih večje število zaposlenih, zato je toliko bolj pomembno, kako so postopki opredeljeni.

Pri malih podjetji se zaradi malega števila zaposlenih to uredi na način, ki je za takšno malo podjetje najprimernejše. Najpogosteje se uporablja tako imenovani »sistem 4 oči«.

2) Tri (3) smerno ujemanje

Uvedite postopek Tri smernega ujemanja. Ta postopek pomeni dosledno ujemanje treh različnih delov in sicer: naročilo storitve ali produkta, prejem storitve ali produkta in prejeti račun. Izvedba takšnega postopka zagotavlja, da se vsi ti trije deli primerjajo med seboj. Preveri se, da je bilo naročilo podano, da so izdelki oz. storitve prejete v podjetju in da je prejeti račun v skladu s prejšnjima dvema deloma.

Zapisano pravilo »Tri smernega ujemanja« je odlična zaščita pred plačevanjem ponarejenih računov.

3) Kontrola nabavnega procesa in dobaviteljev

Zadolžiti nekoga (ki se na to spozna), da v podjetju vzpostavi dokumentirani nabavni proces in se tako zavarujte pred prevaro s prejetimi računi. Tako boste imeli jasno opredeljene posamezne korake in postopke, kako in kaj je treba preveriti in na kaj vse je potrebno biti pazljiv.

4) Avtomatizirani procesi s pomočjo tehnologije

V podjetju uvedite avtomatizirane procese in računovodski sistemi (program za račune) s katerim preprečite goljufije pri ponarejenih računih. Avtomatizirano in pravilno računalniško podprto »Tri smerno ujemanje« omogoča, da se prejeti računi ujemajo z naročilnicami in dobavnicami. E računi omogočajo enostavno izdajanje in elektronsko izmenjavo e-računov.

Posebej je potrebno biti pazljiv na vse račune, ki nimajo ustreznih naročil in dobave. Avtomatizirani sistem dodatno zagotavlja revizijske sledi (kdo, kaj, kdaj), ki pomaga najti tudi druge slabosti in potencialne goljufije, pri katerih bi podjetje lahko imelo izgubo.

s klikom prevzamite brezplačne nasvete

Škodo v podjetju zaradi prejetih ponarejenih računih lahko popolnoma odpravimo. Vsak lastnik podjetja naj čim prej zahteva raziskavo procesa nabave in plačevanja računov. Na podlagi raziskave pripravite ustrezne rešitve, ki se bodo implementirale (uvedle) v poslovanje (e-račun). S prenovo procesa nabave in plačevanja računov bo podjetje imelo tudi veliko drugih koristi, kot je naprimer racionalizacija dela, manjši stroški….

Z dobro nastavljenim sistemom bo podjetje privarčevalo pri času in denarju ter se zavarovalo pred prevarami. Lastnik podjetja pa bo dobil zagotovilo, da so riziki zmanjšani in da podjetje ne bo utrpelo škode.

Če potrebujete dodatno pomoč me lahko pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Prejeti račun in prevara appeared first on Risolgo.