Prejeti račun in prevara – 4 načini s katerimi zavarujete podjetje.
Račun in prevara – dejstva in kako se zaščititi.
Ali za račun veste:
– da je skoraj 50 % vseh podjetij že prejelo sumljivi račun ali bilo žrtev goljufije,
– da so podjetja velikokrat tarče kriminalcev, ki jih želijo ogoljufati,
– da se pogosto dogaja, da so podjetja ogoljufana zaradi prevar z računi,
– da eno do 6 podjetij ocenjuje, da jih je prevara stala več kot 5.500 €.
Raziskavo o prevarah s prejetimi računi je izvedel Angleški urad za finančne goljufije (FFA UK), ki ugotavlja zelo velik porast teh prevar.
Ugotovljeno je, da povzročena škoda zaradi prevar s prejetimi računi v malih podjetjih v Angliji znaša več milijard €. Najbolj skrb vzbujajoče pa je, da so te prevare vse večje, raven kompleksnosti in pogostosti ponavljanja pa narašča. Ker veliko število prevar (poizkusov, izvedenih) ni zabeleženo, so številke o pogostosti in višini še večje ter zato bolj tragične.
Podrobnejši podatki prevar z računi v Sloveniji niso znani, sklepamo pa, da bistveno ne odstopajo od izvedene raziskave v Angliji.
Posledice za podjetja in lastnike podjetij zaradi prevar z računi
Veliko število goljufij te vrste ni nikoli raziskanih, saj se denarna sredstva, ki so jih goljufi ukradli podjetju, hitro prenesejo na bančne račune izven Slovenije in Evrope. Tako je ugotavljanje storilca in morebitno povračilo denarja podjetju skoraj nemogoče.
Kako deluje prevara
Kriminalci s pomočjo javnih podatkov (preko interneta, spletne strani podjetja, letnega poročila in drugih podatkov) preiskujejo podjetje in dobavitelje. Ko zberejo dovolj podatkov pa dodatno s pomočjo telefona ali elektronske pošte navežejo stik s podjetjem. Po tako zbranih podatkih pošljejo podjetju ponarejeni račun ali spremenijo navodila za plačilo (spremenijo znesek, spremenijo številko računa, kam naj se znesek nakaže, ….).
Prevara lahko poteka tudi na način, da podjetje prejme ponarejeni račun za majhen znesek in to za relativno nematerialno količino običajno nabavljenega blaga in storitve. Računi se pošljejo za fotokopirni papir, tonerje, pisarniške potrebščine, vzdrževanje opreme in prostorov ter telekomunikacijske storitve.
Takšen način poslanega računa je trik, ki ga izvede goljuf. V vašem podjetju preveri delovanje sistema plačevanja. Če v računovodstvu sprejmejo takšen ponarejen račun in plačajo v naslednjih dneh ali tednih, je to za goljufa dober znak. Pomeni, da podjetje nima ustreznih kontrol o pristnosti računa, ter da bo račun plačan brez zadržkov. V drugem poizkusu goljuf s ponovnim ponarejenim računom ogoljufa podjetje za veliko večji znesek.
Za mikro in mala podjetja je značilno, da težko izvajajo veliko število notranjih kontrol, ki preprečijo vse goljufije. E računi in notranje kontrole niso uvedene.
Kako lahko s 4 načini preprečimo škodo malega podjetja
Predlagamo oblikovanje štirih preprostih kontrol in pravil, ki pomagajo preprečiti prevaro s ponarejenimi računi.
1) Pozornost zaposlenih v podjetju pri plačevanju računov
Goljufi, ki pošiljajo takšne ponarejene in lažne račune, se zanašajo na površne in nekvalitetne kontrolne računovodske prakse. Takšno pomanjkanje notranjih kontrol omogoči, da se ponarejeni račun zlahka plača. Pomembno je, da se vsi zaposleni, ki sodelujejo v postopku plačevanja računa, zavedajo potencialnih goljufij.
Zaposleni naj bodo ustrezno usposobljeni, dosledno pa morajo upoštevati navodila pri obdelavi in plačevanju računov. Postopki morajo biti določeni in dokumentirani. Večja podjetja imajo v tem procesu udeleženih večje število zaposlenih, zato je toliko bolj pomembno, kako so postopki opredeljeni.
Pri malih podjetji se zaradi malega števila zaposlenih to uredi na način, ki je za takšno malo podjetje najprimernejše. Najpogosteje se uporablja tako imenovani »sistem 4 oči«.
2) Tri (3) smerno ujemanje
Uvedite postopek Tri smernega ujemanja. Ta postopek pomeni dosledno ujemanje treh različnih delov in sicer: naročilo storitve ali produkta, prejem storitve ali produkta in prejeti račun. Izvedba takšnega postopka zagotavlja, da se vsi ti trije deli primerjajo med seboj. Preveri se, da je bilo naročilo podano, da so izdelki oz. storitve prejete v podjetju in da je prejeti račun v skladu s prejšnjima dvema deloma.
Zapisano pravilo »Tri smernega ujemanja« je odlična zaščita pred plačevanjem ponarejenih računov.
3) Kontrola nabavnega procesa in dobaviteljev
Zadolžiti nekoga (ki se na to spozna), da v podjetju vzpostavi dokumentirani nabavni proces in se tako zavarujte pred prevaro s prejetimi računi. Tako boste imeli jasno opredeljene posamezne korake in postopke, kako in kaj je treba preveriti in na kaj vse je potrebno biti pazljiv.
4) Avtomatizirani procesi s pomočjo tehnologije
V podjetju uvedite avtomatizirane procese in računovodski sistemi (program za račune) s katerim preprečite goljufije pri ponarejenih računih. Avtomatizirano in pravilno računalniško podprto »Tri smerno ujemanje« omogoča, da se prejeti računi ujemajo z naročilnicami in dobavnicami. E računi omogočajo enostavno izdajanje in elektronsko izmenjavo e-računov.
Posebej je potrebno biti pazljiv na vse račune, ki nimajo ustreznih naročil in dobave. Avtomatizirani sistem dodatno zagotavlja revizijske sledi (kdo, kaj, kdaj), ki pomaga najti tudi druge slabosti in potencialne goljufije, pri katerih bi podjetje lahko imelo izgubo.
s klikom prevzamite brezplačne nasvete
Škodo v podjetju zaradi prejetih ponarejenih računih lahko popolnoma odpravimo. Vsak lastnik podjetja naj čim prej zahteva raziskavo procesa nabave in plačevanja računov. Na podlagi raziskave pripravite ustrezne rešitve, ki se bodo implementirale (uvedle) v poslovanje (e-račun). S prenovo procesa nabave in plačevanja računov bo podjetje imelo tudi veliko drugih koristi, kot je naprimer racionalizacija dela, manjši stroški….
Z dobro nastavljenim sistemom bo podjetje privarčevalo pri času in denarju ter se zavarovalo pred prevarami. Lastnik podjetja pa bo dobil zagotovilo, da so riziki zmanjšani in da podjetje ne bo utrpelo škode.
Če potrebujete dodatno pomoč me lahko pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.