Goljufija v malih podjetjih.

5 najpogostejših nevarnosti za mala podjetja in kako se obvarovati

Že dolgo je znano, da lahko kraja, goljufija ali notranja prevara uniči vsako malo podjetje. Mednarodne organizacije so raziskale, da so povprečne izgube iz naslova goljufij v višini 5 odstotkov letnega prihodka.

Pri tem imajo majhna podjetja specifične nevarnosti. Pogosto nimajo zadostno sredstev in znanja za izvajanje pravilnega notranjega preverjanja v svojem procesu (pri proizvodnji, prodaji, računovodstvu). Tako imajo tisti, ki opravljajo računovodske naloge, dodeljene tudi nezdružljive naloge.

Pri tem pa je, kljub vzpostavljenemu zaupanju znotraj podjetja, notranja goljufija zelo možna pri vaših dolgoročnejših zaposlenih kot pri pogodbenih delavcih.

Podjetniki in lastniki vlagate veliko svojega časa in energije v sledenje svojim sanjam. Trdo delate v tisoč različnih smereh v toku dneva. Ko se soočate z vznemirjenostjo uspeha in rasti, pa morate biti pripravljeni na soočanje še z večjimi izzivi, kot je na primer spremljanje denarnega toka.

Iz tega razloga morajo imeti lastniki malih podjetij visoko stopnjo ključnega nadzora nad svojimi finančnimi zadevami. Morajo se usposobiti za prepoznavanje in ukrepanje.

PET NAJPOGOSTEJŠIH oblik goljufij, praks in nevarnosti.

1. Goljufija in prevara pri plačah

Goljufija pri plačah se pojavlja pri 27 odstotkih vseh podjetij. Pri tem se pri malih podjetjih pojavljajo dvakrat pogosteje. Lastniki morajo pridobiti delovno znanje sistema plačilnega prometa in uveljavljati odgovornost med imetniki knjig v mesečnih poročilih. Ker se kompleksnost plač v plačilnih sistemih povečuje, predvsem takrat ko podjetje raste, morajo lastniki vzpostaviti dosleden nadzor.

2. Kraja gotovine

Denar in gotovina imata zelo zanimive načine, kako izginjata v malih podjetjih. Ne glede na to, ali s poneverbo (ko zaposleni prevzame denar, ki ni bil knjižen v računovodski sistem), ali krajo (ko zaposleni odtuji denar iz blagajne), vam bo goljufija ter kraja gotovina ustvarila negativni vpliv na vaše bilance. Lastnik malega podjetja mora imeti vzpostavljen (od začetka ustanovitve podjetja ali naknadno) racionaliziran proces spremljave denarnih sredstev.

Tako bo dosegel učinkovitost finančnega procesa v podjetju kot tudi vzpostavitev učinkovitega nadzora nad gotovino in denarjem v podjetju.

3. Internetno bančništvo

V zadnjem času je povečan trend priljubljenosti spletnega bančništva. S tem se je zelo povečala verjetnost, da bi se sredstva iz transakcijskega računa podjetja prenesejo na napačne račune – goljufija. Lastniki bi morali vzpostaviti redno dnevno kontrolo za spremljanje vseh izplačil in prenesenih denarnih sredstev iz računa podjetja.

Pri tem predstavljajo resen problem neodobrena plačila (to je takrat, ko zaposleni nakaže denarna sredstva, čeprav jih ni odobril lastnik).

Kibernetski kriminal in goljufija sta vedno bolj sofisticirana, lastniki malih podjetij morajo obvladovati te nevarnosti z učinkovitimi kontrolami nad grožnjami.

4. Lažno izdajanje računov

Lastniki podjetij morajo imeti ustrezni nadzor nad področjem prodaje. Znajo je, da je je lažno izdajanje računov vse bolj priljubljena goljufija in metoda prevare v malih podjetjih.

Pogosto pa pride do goljufij, ko zaposleni ustvari t.i. lažnega dobavitelja in ko plača temu dobavitelja, nato pa ta dobavitelj denar preusmeri na drug račun.

5. E-poštni naslovi v podjetju

Ta goljufija in prevara pogosto vključuje nepričakovane napotke (plačilne inštrukcije) s strani storilca, ki se predstavlja kot vaši redni dobavitelji. Ti s svojimi napotili preko e-maila predlagajo spremembe obstoječega načina izvedbe plačila. Takšno prevaro ni možno ustrezno zaznani, dokler ni prepozno. Podjetje prejme pritožbo (reklamacijo) in opozorilo od svojega dobaviteljev, da plačila ni prejel in takrat se ugotovi goljufija.

Redni nadzor nad ustreznostjo plačevanja ter redni pregledi računov dobaviteljev vam pomagajo varovati denar in lastnike malih podjetij, ki so pogosto žrtve te vrste goljufije.

Za konec

Mala podjetja, ki so poročala o goljufijah (na svetovnem nivoju, kot tudi v Sloveniji), so javila povprečno izgubo v višini 150.000 dolarjev (v Sloveniji nekaj manj in sicer v višini cca 40.000 €). Takšna višina in izguba je lahko usodna za podjetje. Mali podjetniki in lastniki podjetij morajo uspešno voditi podjetja, prodajati… hkrati pa trdno nadzirati svoje finančne procese.

Pasti in nevarnosti je veliko, zato se ni dobro preveč zanašati zgolj na prenos pooblastil pri poslovanju z denarjem in gotovino na druge osebe. Kadar so lastniki preveč zaupljivi pri poslovanju s finančnimi sredstvi, to zelo povečuje možnost goljufije, prevar in škode za podjetje.

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Goljufija v malih podjetjih appeared first on Risolgo.

Geslo – katero uporabiti, da vas ne okradejo….

Aktualno glede na zadnjo krajo v višini več kot 50 mio EUR (geslo in pomen)

Spletna varnost (zahteva se močno geslo) in spletni napadi so po odmevnem dogodku tema raznih razprav in pogovorov. Zagotovo ste kaj slišali o decembrski kraji Bitcoinov v Sloveniji, imam prav?

S spletnim napadom na podjetje NiceHash d.o.o. (lastniki so Slovenci), ki se ukvarja z rudarjenjem kriptovalut, je bilo okradeno več kot pol milijona uporabnikov. Vse trenutno znano je, da so lastniki podjetja napad potrdili in sporočili, da je bilo ukradenih okrog 4.700 Bitcoinov.

Vrednost prevare, glede na trenutni menjalni tečaj Bitcoin, presega 50 mio €. Ogromno denarja je ukradenega, a ne?

Kako z uporabo gesla zaščititi sebe in svoje premoženje.

Namen tega sestavka ni opis, kaj se je dogodilo, kdo je storilec, katero podjetje je to, kdo so lastniki, kakšna je bila varnost denarja, gesla…. O tem si več preberete sami na internetu ali v dnevnih časopisih. V tem sestavku prav ne bom obravnaval kriptovalut ter Bitcoina, njihovo vrednost in varnost.

Nekaj drugega pa je za vas pomembno pri tem neljubem dogodku. Predstavljeni napotki vam bodo v veliko korist, da tudi vi ne boste žrtev prevare ali kraje.

Direktor podjetja NiceHash g. Marko Kobal, je v intervjuju med drugim tudi povedal: »da je napadalcu oziroma napadalcem uspelo vstopiti v sistem s podatki enega izmed njihovih zaposlenih«.

Pojasnilo direktorja je razumeti, da je napadalec ukradel geslo in posledica tega je bila kraja več kot 50 mio €. Razmišljate, zakaj je to pomembno za vas?

Vprašanje torej je, kako učinkovito zaščititi svoje podjetje, podatke in svoj denar? Lahko vam razkrijem vsaj dva odgovora. Eden se nanaša na poznavanje zaposlenih v podjetju. O tem si lahko preberete dobre napotke v moji brezplačni e-knjigi….

Drugi odgovor pa je povezan s spletnim napadom na NiceHash. Iz tega primera izhaja (izjava direktorja podjetja), da so v sistem vstopili s podatki (geslo) enega od zaposlenih.

Kako se torej ustrezno zaščititi?

V nadaljevanju vam bom podal nekaj uporabnih nasvetov glede uporabe gesel (password-ov).

Geslo je najpogostejši način dokazovanja vaše identitete pri uporabi spletnih mest, e-poštnih računov in samega računalnika. Za zaščito vaše varnosti in identitete uporabite močno geslo. Tudi najboljša varnost na svetu je neuporabna, če je goljuf oz. prevarant pridobil ali ukradel vašo veljavno uporabniško ime in geslo.

Prikaz, kakšna so močna in kakšna so slaba gesla.

Sigurno veste, da je geslo »123456« zelo slabo geslo. Se strinjate?

Če uporabljate takšno slabo geslo in ga niste spremenili že nekaj časa, ste lahko tarča spletnega (hekerskega) napada. Torej, če nimate izdelanega močnega gesla pri vašem spletnem bančništvu, programih v službi, e-mailu predalu ter dostopih do socialnih medijev, ste v zelo nevarni coni.

Tako lahko:
– Ne naredite ničesar in čakate (tega vam sploh ne priporočam) ali
– Vzemite si 10 minut časa, brezplačno preverite vaše geslo in v kolikor je slabo, ga obvezno takoj spremenite. Z zamenjavo boste zelo veliko naredili za vaše premoženje, za vaš denar in za vas same.
– V kolikor ste lastnik, direktor podjetja takoj preverite, kakšen sistem uporabe gesel imate v podjetju.

Pomagam vam pri postopku in nasvetih glede močnih gesel (prikaz):

Novi trendi pri geslih

V kolikor proučujete in ste seznanjeni z novimi trendi pri razvoju informacijske tehnologije na področju gesel že veste, da se bodo v prihodnosti dogodile spremembe.

Področje se razvija v smeri biometrične varnosti (npr. prepoznavanje oseb s pomočjo govora, prstnega odtisa….) ter v smeri prepoznavanja osebe na podlagi njegovih kretenj pri uporabi računalnika (kako držiš in uporabljaš miško, katere programe in kako hitro jih preglejuješ…).

Za podjetja in področja, kjer se pričakujejo visoke varnostne zahteve lahko nekatere od teh rešitev (prstni odtisi, odrivanje srčnega utripa, glas…) pričakujemo že zelo kmalu.

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Geslo in varnost appeared first on Risolgo.

Računovodski servis – končno razkritih 6 prednosti najema.

Izvajanje računovodstva v računovodskem servisu je v današnjem času najboljša rešitev za podjetnike. Zakaj?

Naj pojasnim. Znano in najpogostejše stališče podjetnikov je: »Najraje izvajam svojo osnovno dejavnost, to mi je strast in zadovoljstvo. Moji izdelki in storitve so tisto, kar počnem najbolje, zato se na to osredotočam in pri tem porabljam veliko časa.«

Toda kot vemo, obstajajo še drugi bistveni dejavniki, za katere je treba skrbeti pri poslovanju podjetja.

Dejavnost računovodstva in spremljave poslovanja so področja, za katera večina podjetnikov nima veliko izkušenj. Je pa računovodstvo (računovodski servis) nujno treba imeti, saj vsak podjetnik želi poslovati uspešno ter zakonito. Se strinjate ?

Trendi uporabe zunanjih izvajalcev.

V zadnjih letih je veliki trend, da podjetja uporabijo zunanje izvajalce (t.i. outsourcing services) na tistih področjih, kjer jim to prinaša največjo uporabno vrednost.

Podjetniki so ugotovili, da je največja vrednost uporabe zunanjih izvajalcev: 1) prihranek stroškov in 2) osredotočenje podjetnika na bistvo (fokus) svojega poslovanja. To sta po zadnji raziskavi rev.družbe Deloitte tudi dva najpomembnejša razloga, zakaj lastniki podjetja najamejo zunanje izvajalce

6 prednosti

Razkrivam 6 prednosti, zakaj najeti zunanjega izvajalca za računovodstvo – računovodski servis. Seznanite se z njimi, saj vam bo to pomagalo pri odločitvi ZA in PROTI.  Proučite zapisane prednosti v nadaljevanju in svoje argumente.  Pomagalo vam bo pri odločitvi, ali je uporaba računovodskega servisa pravilna odločitev za podjetje.

1) Dobra poslovna praksa od vsega začetka

Predstavljajte si, da je prišel čas za pripravo mesečnega obračuna, zaključnega letnega računa in davčnega izkaza. Pogledate v predal ali na polico ali v poštni e-predal, kjer imate oznako »računi, računovodstvo«. Nato začnete sami knjižiti (kljub temu, da imate pomembno delo pri razvoju svojega izdelka) in vpisovati podatke v računovodski program. Se strinjate, da je to slab način?

Z najemom računovodskega servisa se boste naučili dobrih poslovnih navad že od samega začetka. V servisu vam bodo pomagali in svetovali, zakaj je urejenost vaših poslovnih knjig tako pomembna in kaj narediti, da bo tako tudi ostala. Pomagali vam bodo pri odločanju, kateri dokumenti so pomembni za hrambo in kako dolgo jim morate imeti.

Uporabite računovodski servis, saj boste finančno izboljšali položaj svojega podjetja, ter zmanjšali potencialno notranjo prevaro, goljufijo in tatvino. Pomagali vam bodo pri izobraževanju in tehnikah varčevanja pri stroških ter svetovali pri optimiziranju davkov.

2) Pomagali vam bodo najti ugodni kredit ali kapital

Razen v primeru, če ste zadeli glavni dobitek na lotu ali podedovali ogromno premoženja, je danes povpraševati in dobiti denar pri banki zelo težko. Bodite pripravljeni in organizirani pri iskanju ugodnih kreditov in naložbenega kapitala. Urejene in verodostojne knjigovodske evidence in finančni izkazi pomenijo, da boste kredit oz. denar dobili ali v nasprotnem primeru odšli domov »s praznimi rokami«.

Računovodski servis bo pravilno prikazal poslovanje vašega podjetja ter pozornost namenil vsem podrobnostim. Vodil bo ažurne knjigovodske evidence in dajal pojasnila vaših računovodskih izkazov, ki jih bodo analizirale banke, kupci in dobavitelji ter potencialni vlagatelji. Tako bo vaše podjetje videti profesionalno in sposobno.

3) Ključni nasveti za uspešno poslovanje

Izkušeni računovodski servis bo kot pomočnik in analitik vaših podatkov. Zagotavljal vam bo vpoglede in dajal nasvete o finančnem stanju vašega podjetja. Poleg rednega knjigovodstva vam bo zunanji servis pripravljal računovodske izkaze, predračune, plane, itd.

Pomagal vam bo pri razumevanju podatkov o poslovanju, da se vam le ti ne bodo zdeli kot kup nekih naključnih številk. Pomagal vam bo pri sprejemanju odločitev, tako da boste sprejeli razumljive odločitve, ki bodo temeljile na podatkih.

4) Računovodski servis in začetno financiranje

Podjetje po ustanovitvi v prvih mesecih ali celo letu dni potrebuje veliko finančnih sredstev za pokrivanje stroškov. Takšno novo podjetje medtem poskuša pridobiti čim večje število kupcev, prodati proizvode in storitve ter izgraditi ugled.  To je zagotovo realnost, ki ga morajo spoštovati vsi podjetniki pri ustanovitvi podjetja.

Redna izdelava in analiza izkazov podjetja od ustanovitve naprej vam kaže, kako dolgo boste lahko poslovali na ta način. Pomembno je vedeti koliko časa lahko delate, predno boste pričeli pridobivali prihodke, s katerimi boste pokrivali stroške poslovanja. Računovodski servis vam bo redno izračunaval realna stanja in vašo finančno prihodnost.

Pomagali vam bodo ugotoviti, koliko vloženega denarja ste že porabili in koliko ga je preostalo, predno boste plačilno nesposobni.

Večina dobrih računovodskih servisov zagotovo razume in obvlada tudi druga področja poslovanja podjetij in so tako sposobna svojim strankam dajati tudi splošne poslovne nasvete.

5) Prednosti pri rasti podjetja

Danes imate morebiti majhno podjetje z nizkimi prihodki in stroški, to pa ne pomeni, da v naslednjih letih vaše podjetje ne bo veliko večje. Kvalitetni računovodski servisi imajo opremo, znanje in kadre za upravljanje in vodenje vašega podjetja ne glede na panogo, velikost ali lokacijo podjetja.

Zaradi razvoja morda trenutno uporabljate samo enostavno računovodstvo in to je vse kar potrebujete. Ko bo vaše podjetje raslo in se širilo, bo poslovanje bolj zahtevno in težje. Računovodski servis vam bo takrat zagotovil prednosti pri razvoju. Najem računovodskega servisa v prvih fazah ustanovitve in poslovanja bo zagotovilo vzpostavitev kakovostnega odnosa s strokovnjaki, ki bodo v vsakem trenutku servisirali vaše zahteve.

Z rastjo vašega podjetja se bo to pokazalo kot konkurenčna prednost.

6) Zmanjšanje prevar

Notranje prevare in goljufije so pogosto, vendar nesrečno dejstvo v številnih mikro, malih in srednjih velikih podjetjih, ki imajo samo osebo na čelu računovodstva. Posledica je možnost enostavnega manipuliranja s poslovnimi knjigami in listinami, ki so lastniku neopažene več mesecev ali celo let.

Znani so številni opozorilni znaki, ki nakazujejo na notranjo prevaro in goljufijo ter pogosto nastanejo zaradi težav, predvsem finančni pritisk, s katerimi se srečuje prevarant. V kolikor lastniki podjetij slepo in popolno zaupajo vsem svojim zaposlenim in jih pustijo brez nadzora, omogočijo nastanek kriminalnega dejanja.

Z najemom računovodskega servisa boste lahko na ključnih obdelavah in transakcijah vzpostavili »sistem 4 oči« in s tem zagotovili boljše notranje kontrole. Medtem pa prevar nikoli ne bo mogoče 100 % izključiti. Računovodski servis lahko, le s posebnim strokovnim znanjem na področju najboljših nadzornih praks, zazna anomalijo oz. sum nepravilnosti.

Tisti računovodski servis, ki ima dovolj znanja in izkušen iz področja preprečevanja in ugotavljanja prevar, bo lastniku in podjetju prihranil velike količine denarja. To pa se v današnjih konkurenčnih časih ceni in spoštuje.

Pri tem si lahko pomagate z brezplačno e-knjigo 10 x uporabnih nasvetov za preprečevanje prevar (glej spodaj)

s klikom PREVZAMITE brezplačne nasvete

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Prednosti najema računovodskega servisa appeared first on Risolgo.

Hitre in enostavne rešitve v 5 korakih – podjetje boste zaščitili kar sami.

Razvijajoči svet je spremenil navade in obnašanje ljudi. Podjetja so postala bolj ogrožena.

Mala podjetja (tu vštevam tista, ki imajo do 50 zaposlenih) in njihovi lastniki so zelo pogosto žrtve notranjih prevar, saj predstavljajo tudi 25 % vseh prijavljenih prevar. Tveganje za prevaro v malem podjetju pa je toliko večje zaradi tega, ker mnogi lastniki in vodstvo podjetja meni, da ne rabijo vlagati napore v postopke za preprečevanje in odkrivanje prevar.

Zagotovo se strinjate, da so vsa podjetja med seboj različna, ali ne?

Toda trendi in raziskave kažejo, da se notranja prevara lahko zgodi na vseh področjih poslovanja podjetja (računovodstvo, prodaja, skladišče…) in v vseh dejavnostih (trgovina, proizvodnja, gradbeništvo, javni sektor…). Številke in zneski incidentov med malimi podjetji se dvigujejo, ozaveščenost pa je še relativno nizka.

Lastniki malih podjetij in vodje pa so lahko zadovoljni in veseli, saj obstaja veliko preprostih, praktičnih in zanesljivih metod, da zavarujejo podjetje pred prevaro. Navedenih je 5 ključnih korakov za lastnike in vodje, s katerimi boste lahko takoj zmanjšali možnost prevare.

1) Razmejitev dolžnosti.

Mnoga mala podjetja in njihovi lastniki se zanašajo le na eno osebo, ki odpira pošto, obdela prejete in izdane račune, plača račune, upravlja z gotovino podjetja, usklajuje bančne izpiske. Takšen popolni dostop do vseh teh opravil ustvarja priložnost za goljufijo in zlorabo sredstev.

Čim prej si vzemite čas za analizo in ugotovite, kje ste najbolj ogroženi. Izvedite razmejitev glede na vaše možnosti in način poslovanja. Znane so dobre prakse, ki prav tako zagotavljajo tekoče izvajanje dela, hkrati pa povečujejo varnost in tudi produktivnost dela.

2) Redno usklajujte prejete bančne

izpiske s stanji v vaših računovodskih evidencah. Usklajevanja stanja naj izvaja oseba, ki ne izvaja plačevanje računov.

3) Imejte pregled

nad odprtimi terjatvami, obveznostmi, prilivi in odlivi. Zelo je koristno, da se poglobite v trende in preučevanje sprememb pri stanjih terjatev in obveznosti v povezavi z denarnim tokom. Dobra praksa je, da vsako nepojasnjeno zmanjšanje ali povečanje podrobno pregledate in tako povečate pozornost na spremembe.

4) Izobražujte in usposabljajte

svoje zaposlene, jasno jim povejte katera dejanja so v podjetju nesprejemljiva. Imejte politiko »odprtih vrat«, da bodo lahko zaposleni prišli z zaupnimi informacijami kadarkoli do vas. Prvi korak pri zaščiti osnovnih oblik kraje informacij in podatkov je izobraževanje vodstva in zaposlenih o varnih geslih in rednem spreminjanju le teh.

Vsi zaposleni naj se zavedajo, da z enostavnimi in istimi gesli za vse naprave in dostope škodujejo sebi kot tudi splošni varnosti v podjetju. Shranjevanje gesel naj ne bo na listkih pri računalniku, prav tako pa morajo biti gesla tajna.

5) Ko iščete novega zaposlenega

ali zunanjega izvajalca, morate vedeti koga zaposlujete oz. najemate. Vedno preverite podatke o kandidatu, kakorkoli so vam na razpolago. Kot pomoč pri ugotavljanju usposobljenosti in poštenosti kandidata preverite strokovno izobrazbo in delovne izkušnje. Za določena delovna mesta obvezno preglejte vse javne medije in prisotnosti kandidata za internetu ter preverite kazenske evidence. Povprašajte po neodvisnih referencah.

s klikom PREVZAMITE brezplačne nasvete

Kaj lahko pričakujete in kaj so pozitivni rezultati uvedbe navedenih 5-ih korakov?

Za mala podjetja lahko že enostavni postopki močno vplivajo na poslovanje podjetja in njegovo varnost.

Znano je, da so tista podjetja, ki imajo vzpostavljene učinkovite notranje postopke bolj cenjena, varnejša in več vredna.

Tako imajo zagotovljeno preprečevanje in zgodnje odkrivanje notranjih prevar ter velikih izgub. Razen tega imajo takšna mala podjetja manj tvegano podobo v očeh zaposlenih, kupcev, dobaviteljev, lastnikov, kreditodajalcev in drugih.

Ni boljšega časa za začetek kot zdaj –  izberite najboljše za vas.

Z nekaj preprostimi koraki, ki so zapisani, boste zaščititi svoje podjetje in vzpostaviti kulturo ničelne tolerance do notranje prevare in goljufije. Posledično boste preprečili grožnje, ki vplivajo na poslovanje podjetja v prihodnosti.

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Rešitve v 5 korakih appeared first on Risolgo.