Hitre in enostavne rešitve v 5 korakih – podjetje boste zaščitili kar sami.
Razvijajoči svet je spremenil navade in obnašanje ljudi. Podjetja so postala bolj ogrožena.
Mala podjetja (tu vštevam tista, ki imajo do 50 zaposlenih) in njihovi lastniki so zelo pogosto žrtve notranjih prevar, saj predstavljajo tudi 25 % vseh prijavljenih prevar. Tveganje za prevaro v malem podjetju pa je toliko večje zaradi tega, ker mnogi lastniki in vodstvo podjetja meni, da ne rabijo vlagati napore v postopke za preprečevanje in odkrivanje prevar.
Zagotovo se strinjate, da so vsa podjetja med seboj različna, ali ne?
Toda trendi in raziskave kažejo, da se notranja prevara lahko zgodi na vseh področjih poslovanja podjetja (računovodstvo, prodaja, skladišče…) in v vseh dejavnostih (trgovina, proizvodnja, gradbeništvo, javni sektor…). Številke in zneski incidentov med malimi podjetji se dvigujejo, ozaveščenost pa je še relativno nizka.
Lastniki malih podjetij in vodje pa so lahko zadovoljni in veseli, saj obstaja veliko preprostih, praktičnih in zanesljivih metod, da zavarujejo podjetje pred prevaro. Navedenih je 5 ključnih korakov za lastnike in vodje, s katerimi boste lahko takoj zmanjšali možnost prevare.
1) Razmejitev dolžnosti.
Mnoga mala podjetja in njihovi lastniki se zanašajo le na eno osebo, ki odpira pošto, obdela prejete in izdane račune, plača račune, upravlja z gotovino podjetja, usklajuje bančne izpiske. Takšen popolni dostop do vseh teh opravil ustvarja priložnost za goljufijo in zlorabo sredstev.
Čim prej si vzemite čas za analizo in ugotovite, kje ste najbolj ogroženi. Izvedite razmejitev glede na vaše možnosti in način poslovanja. Znane so dobre prakse, ki prav tako zagotavljajo tekoče izvajanje dela, hkrati pa povečujejo varnost in tudi produktivnost dela.
2) Redno usklajujte prejete bančne
izpiske s stanji v vaših računovodskih evidencah. Usklajevanja stanja naj izvaja oseba, ki ne izvaja plačevanje računov.
3) Imejte pregled
nad odprtimi terjatvami, obveznostmi, prilivi in odlivi. Zelo je koristno, da se poglobite v trende in preučevanje sprememb pri stanjih terjatev in obveznosti v povezavi z denarnim tokom. Dobra praksa je, da vsako nepojasnjeno zmanjšanje ali povečanje podrobno pregledate in tako povečate pozornost na spremembe.
4) Izobražujte in usposabljajte
svoje zaposlene, jasno jim povejte katera dejanja so v podjetju nesprejemljiva. Imejte politiko »odprtih vrat«, da bodo lahko zaposleni prišli z zaupnimi informacijami kadarkoli do vas. Prvi korak pri zaščiti osnovnih oblik kraje informacij in podatkov je izobraževanje vodstva in zaposlenih o varnih geslih in rednem spreminjanju le teh.
Vsi zaposleni naj se zavedajo, da z enostavnimi in istimi gesli za vse naprave in dostope škodujejo sebi kot tudi splošni varnosti v podjetju. Shranjevanje gesel naj ne bo na listkih pri računalniku, prav tako pa morajo biti gesla tajna.
5) Ko iščete novega zaposlenega
ali zunanjega izvajalca, morate vedeti koga zaposlujete oz. najemate. Vedno preverite podatke o kandidatu, kakorkoli so vam na razpolago. Kot pomoč pri ugotavljanju usposobljenosti in poštenosti kandidata preverite strokovno izobrazbo in delovne izkušnje. Za določena delovna mesta obvezno preglejte vse javne medije in prisotnosti kandidata za internetu ter preverite kazenske evidence. Povprašajte po neodvisnih referencah.
s klikom PREVZAMITE brezplačne nasvete
Kaj lahko pričakujete in kaj so pozitivni rezultati uvedbe navedenih 5-ih korakov?
Za mala podjetja lahko že enostavni postopki močno vplivajo na poslovanje podjetja in njegovo varnost.
Znano je, da so tista podjetja, ki imajo vzpostavljene učinkovite notranje postopke bolj cenjena, varnejša in več vredna.
Tako imajo zagotovljeno preprečevanje in zgodnje odkrivanje notranjih prevar ter velikih izgub. Razen tega imajo takšna mala podjetja manj tvegano podobo v očeh zaposlenih, kupcev, dobaviteljev, lastnikov, kreditodajalcev in drugih.
Ni boljšega časa za začetek kot zdaj – izberite najboljše za vas.
Z nekaj preprostimi koraki, ki so zapisani, boste zaščititi svoje podjetje in vzpostaviti kulturo ničelne tolerance do notranje prevare in goljufije. Posledično boste preprečili grožnje, ki vplivajo na poslovanje podjetja v prihodnosti.
Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.
