February 14 2018

Goljufija v malih podjetjih

Zlatko goljufija, mala podjetja prevara, preventiva

Goljufija v malih podjetjih.

5 najpogostejših nevarnosti za mala podjetja in kako se obvarovati

Že dolgo je znano, da lahko kraja, goljufija ali notranja prevara uniči vsako malo podjetje. Mednarodne organizacije so raziskale, da so povprečne izgube iz naslova goljufij v višini 5 odstotkov letnega prihodka.

Pri tem imajo majhna podjetja specifične nevarnosti. Pogosto nimajo zadostno sredstev in znanja za izvajanje pravilnega notranjega preverjanja v svojem procesu (pri proizvodnji, prodaji, računovodstvu). Tako imajo tisti, ki opravljajo računovodske naloge, dodeljene tudi nezdružljive naloge.

Pri tem pa je, kljub vzpostavljenemu zaupanju znotraj podjetja, notranja goljufija zelo možna pri vaših dolgoročnejših zaposlenih kot pri pogodbenih delavcih.

Podjetniki in lastniki vlagate veliko svojega časa in energije v sledenje svojim sanjam. Trdo delate v tisoč različnih smereh v toku dneva. Ko se soočate z vznemirjenostjo uspeha in rasti, pa morate biti pripravljeni na soočanje še z večjimi izzivi, kot je na primer spremljanje denarnega toka.

Iz tega razloga morajo imeti lastniki malih podjetij visoko stopnjo ključnega nadzora nad svojimi finančnimi zadevami. Morajo se usposobiti za prepoznavanje in ukrepanje.

PET NAJPOGOSTEJŠIH oblik goljufij, praks in nevarnosti.

1. Goljufija in prevara pri plačah

Goljufija pri plačah se pojavlja pri 27 odstotkih vseh podjetij. Pri tem se pri malih podjetjih pojavljajo dvakrat pogosteje. Lastniki morajo pridobiti delovno znanje sistema plačilnega prometa in uveljavljati odgovornost med imetniki knjig v mesečnih poročilih. Ker se kompleksnost plač v plačilnih sistemih povečuje, predvsem takrat ko podjetje raste, morajo lastniki vzpostaviti dosleden nadzor.

2. Kraja gotovine

Denar in gotovina imata zelo zanimive načine, kako izginjata v malih podjetjih. Ne glede na to, ali s poneverbo (ko zaposleni prevzame denar, ki ni bil knjižen v računovodski sistem), ali krajo (ko zaposleni odtuji denar iz blagajne), vam bo goljufija ter kraja gotovina ustvarila negativni vpliv na vaše bilance. Lastnik malega podjetja mora imeti vzpostavljen (od začetka ustanovitve podjetja ali naknadno) racionaliziran proces spremljave denarnih sredstev.

Tako bo dosegel učinkovitost finančnega procesa v podjetju kot tudi vzpostavitev učinkovitega nadzora nad gotovino in denarjem v podjetju.

gotovina in goljufija

3. Internetno bančništvo

V zadnjem času je povečan trend priljubljenosti spletnega bančništva. S tem se je zelo povečala verjetnost, da bi se sredstva iz transakcijskega računa podjetja prenesejo na napačne račune – goljufija. Lastniki bi morali vzpostaviti redno dnevno kontrolo za spremljanje vseh izplačil in prenesenih denarnih sredstev iz računa podjetja.

Pri tem predstavljajo resen problem neodobrena plačila (to je takrat, ko zaposleni nakaže denarna sredstva, čeprav jih ni odobril lastnik).

Kibernetski kriminal in goljufija sta vedno bolj sofisticirana, lastniki malih podjetij morajo obvladovati te nevarnosti z učinkovitimi kontrolami nad grožnjami.

4. Lažno izdajanje računov

Lastniki podjetij morajo imeti ustrezni nadzor nad področjem prodaje. Znajo je, da je je lažno izdajanje računov vse bolj priljubljena goljufija in metoda prevare v malih podjetjih.

Pogosto pa pride do goljufij, ko zaposleni ustvari t.i. lažnega dobavitelja in ko plača temu dobavitelja, nato pa ta dobavitelj denar preusmeri na drug račun.

5. E-poštni naslovi v podjetju

Ta goljufija in prevara pogosto vključuje nepričakovane napotke (plačilne inštrukcije) s strani storilca, ki se predstavlja kot vaši redni dobavitelji. Ti s svojimi napotili preko e-maila predlagajo spremembe obstoječega načina izvedbe plačila. Takšno prevaro ni možno ustrezno zaznani, dokler ni prepozno. Podjetje prejme pritožbo (reklamacijo) in opozorilo od svojega dobaviteljev, da plačila ni prejel in takrat se ugotovi goljufija.

Redni nadzor nad ustreznostjo plačevanja ter redni pregledi računov dobaviteljev vam pomagajo varovati denar in lastnike malih podjetij, ki so pogosto žrtve te vrste goljufije.

goljufija zakkjucki

Za konec

Mala podjetja, ki so poročala o goljufijah (na svetovnem nivoju, kot tudi v Sloveniji), so javila povprečno izgubo v višini 150.000 dolarjev (v Sloveniji nekaj manj in sicer v višini cca 40.000 €). Takšna višina in izguba je lahko usodna za podjetje. Mali podjetniki in lastniki podjetij morajo uspešno voditi podjetja, prodajati… hkrati pa trdno nadzirati svoje finančne procese.

Pasti in nevarnosti je veliko, zato se ni dobro preveč zanašati zgolj na prenos pooblastil pri poslovanju z denarjem in gotovino na druge osebe. Kadar so lastniki preveč zaupljivi pri poslovanju s finančnimi sredstvi, to zelo povečuje možnost goljufije, prevar in škode za podjetje.

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

November 21 2017

Rešitve v 5 korakih

Zlatko mala podjetja prevara, preventiva

Hitre in enostavne rešitve v 5 korakih – podjetje boste zaščitili kar sami.

Razvijajoči svet je spremenil navade in obnašanje ljudi. Podjetja so postala bolj ogrožena.

Mala podjetja (tu vštevam tista, ki imajo do 50 zaposlenih) in njihovi lastniki so zelo pogosto žrtve notranjih prevar, saj predstavljajo tudi 25 % vseh prijavljenih prevar. Tveganje za prevaro v malem podjetju pa je toliko večje zaradi tega, ker mnogi lastniki in vodstvo podjetja meni, da ne rabijo vlagati napore v postopke za preprečevanje in odkrivanje prevar.

Zagotovo se strinjate, da so vsa podjetja med seboj različna, ali ne?

Toda trendi in raziskave kažejo, da se notranja prevara lahko zgodi na vseh področjih poslovanja podjetja (računovodstvo, prodaja, skladišče…) in v vseh dejavnostih (trgovina, proizvodnja, gradbeništvo, javni sektor…). Številke in zneski incidentov med malimi podjetji se dvigujejo, ozaveščenost pa je še relativno nizka.

Lastniki malih podjetij in vodje pa so lahko zadovoljni in veseli, saj obstaja veliko preprostih, praktičnih in zanesljivih metod, da zavarujejo podjetje pred prevaro. Navedenih je 5 ključnih korakov za lastnike in vodje, s katerimi boste lahko takoj zmanjšali možnost prevare.

1) Razmejitev dolžnosti.

Mnoga mala podjetja in njihovi lastniki se zanašajo le na eno osebo, ki odpira pošto, obdela prejete in izdane račune, plača račune, upravlja z gotovino podjetja, usklajuje bančne izpiske. Takšen popolni dostop do vseh teh opravil ustvarja priložnost za goljufijo in zlorabo sredstev.

Čim prej si vzemite čas za analizo in ugotovite, kje ste najbolj ogroženi. Izvedite razmejitev glede na vaše možnosti in način poslovanja. Znane so dobre prakse, ki prav tako zagotavljajo tekoče izvajanje dela, hkrati pa povečujejo varnost in tudi produktivnost dela.

resitve za mala podjetja

2) Redno usklajujte prejete bančne

izpiske s stanji v vaših računovodskih evidencah. Usklajevanja stanja naj izvaja oseba, ki ne izvaja plačevanje računov.

3) Imejte pregled

nad odprtimi terjatvami, obveznostmi, prilivi in odlivi. Zelo je koristno, da se poglobite v trende in preučevanje sprememb pri stanjih terjatev in obveznosti v povezavi z denarnim tokom. Dobra praksa je, da vsako nepojasnjeno zmanjšanje ali povečanje podrobno pregledate in tako povečate pozornost na spremembe.

4) Izobražujte in usposabljajte

svoje zaposlene, jasno jim povejte katera dejanja so v podjetju nesprejemljiva. Imejte politiko »odprtih vrat«, da bodo lahko zaposleni prišli z zaupnimi informacijami kadarkoli do vas. Prvi korak pri zaščiti osnovnih oblik kraje informacij in podatkov je izobraževanje vodstva in zaposlenih o varnih geslih in rednem spreminjanju le teh.

Vsi zaposleni naj se zavedajo, da z enostavnimi in istimi gesli za vse naprave in dostope škodujejo sebi kot tudi splošni varnosti v podjetju. Shranjevanje gesel naj ne bo na listkih pri računalniku, prav tako pa morajo biti gesla tajna.

5) Ko iščete novega zaposlenega

ali zunanjega izvajalca, morate vedeti koga zaposlujete oz. najemate. Vedno preverite podatke o kandidatu, kakorkoli so vam na razpolago. Kot pomoč pri ugotavljanju usposobljenosti in poštenosti kandidata preverite strokovno izobrazbo in delovne izkušnje. Za določena delovna mesta obvezno preglejte vse javne medije in prisotnosti kandidata za internetu ter preverite kazenske evidence. Povprašajte po neodvisnih referencah.

s klikom PREVZAMITE brezplačne nasvete

Kaj lahko pričakujete in kaj so pozitivni rezultati uvedbe navedenih 5-ih korakov?

Za mala podjetja lahko že enostavni postopki močno vplivajo na poslovanje podjetja in njegovo varnost.

Znano je, da so tista podjetja, ki imajo vzpostavljene učinkovite notranje postopke bolj cenjena, varnejša in več vredna.

Tako imajo zagotovljeno preprečevanje in zgodnje odkrivanje notranjih prevar ter velikih izgub. Razen tega imajo takšna mala podjetja manj tvegano podobo v očeh zaposlenih, kupcev, dobaviteljev, lastnikov, kreditodajalcev in drugih.

Ni boljšega časa za začetek kot zdaj – izberite najboljše za vas.

Z nekaj preprostimi koraki, ki so zapisani, boste zaščititi svoje podjetje in vzpostaviti kulturo ničelne tolerance do notranje prevare in goljufije. Posledično boste preprečili grožnje, ki vplivajo na poslovanje podjetja v prihodnosti.