Goljufija v malih podjetjih.

5 najpogostejših nevarnosti za mala podjetja in kako se obvarovati

Že dolgo je znano, da lahko kraja, goljufija ali notranja prevara uniči vsako malo podjetje. Mednarodne organizacije so raziskale, da so povprečne izgube iz naslova goljufij v višini 5 odstotkov letnega prihodka.

Pri tem imajo majhna podjetja specifične nevarnosti. Pogosto nimajo zadostno sredstev in znanja za izvajanje pravilnega notranjega preverjanja v svojem procesu (pri proizvodnji, prodaji, računovodstvu). Tako imajo tisti, ki opravljajo računovodske naloge, dodeljene tudi nezdružljive naloge.

Pri tem pa je, kljub vzpostavljenemu zaupanju znotraj podjetja, notranja goljufija zelo možna pri vaših dolgoročnejših zaposlenih kot pri pogodbenih delavcih.

Podjetniki in lastniki vlagate veliko svojega časa in energije v sledenje svojim sanjam. Trdo delate v tisoč različnih smereh v toku dneva. Ko se soočate z vznemirjenostjo uspeha in rasti, pa morate biti pripravljeni na soočanje še z večjimi izzivi, kot je na primer spremljanje denarnega toka.

Iz tega razloga morajo imeti lastniki malih podjetij visoko stopnjo ključnega nadzora nad svojimi finančnimi zadevami. Morajo se usposobiti za prepoznavanje in ukrepanje.

PET NAJPOGOSTEJŠIH oblik goljufij, praks in nevarnosti.

1. Goljufija in prevara pri plačah

Goljufija pri plačah se pojavlja pri 27 odstotkih vseh podjetij. Pri tem se pri malih podjetjih pojavljajo dvakrat pogosteje. Lastniki morajo pridobiti delovno znanje sistema plačilnega prometa in uveljavljati odgovornost med imetniki knjig v mesečnih poročilih. Ker se kompleksnost plač v plačilnih sistemih povečuje, predvsem takrat ko podjetje raste, morajo lastniki vzpostaviti dosleden nadzor.

2. Kraja gotovine

Denar in gotovina imata zelo zanimive načine, kako izginjata v malih podjetjih. Ne glede na to, ali s poneverbo (ko zaposleni prevzame denar, ki ni bil knjižen v računovodski sistem), ali krajo (ko zaposleni odtuji denar iz blagajne), vam bo goljufija ter kraja gotovina ustvarila negativni vpliv na vaše bilance. Lastnik malega podjetja mora imeti vzpostavljen (od začetka ustanovitve podjetja ali naknadno) racionaliziran proces spremljave denarnih sredstev.

Tako bo dosegel učinkovitost finančnega procesa v podjetju kot tudi vzpostavitev učinkovitega nadzora nad gotovino in denarjem v podjetju.

3. Internetno bančništvo

V zadnjem času je povečan trend priljubljenosti spletnega bančništva. S tem se je zelo povečala verjetnost, da bi se sredstva iz transakcijskega računa podjetja prenesejo na napačne račune – goljufija. Lastniki bi morali vzpostaviti redno dnevno kontrolo za spremljanje vseh izplačil in prenesenih denarnih sredstev iz računa podjetja.

Pri tem predstavljajo resen problem neodobrena plačila (to je takrat, ko zaposleni nakaže denarna sredstva, čeprav jih ni odobril lastnik).

Kibernetski kriminal in goljufija sta vedno bolj sofisticirana, lastniki malih podjetij morajo obvladovati te nevarnosti z učinkovitimi kontrolami nad grožnjami.

4. Lažno izdajanje računov

Lastniki podjetij morajo imeti ustrezni nadzor nad področjem prodaje. Znajo je, da je je lažno izdajanje računov vse bolj priljubljena goljufija in metoda prevare v malih podjetjih.

Pogosto pa pride do goljufij, ko zaposleni ustvari t.i. lažnega dobavitelja in ko plača temu dobavitelja, nato pa ta dobavitelj denar preusmeri na drug račun.

5. E-poštni naslovi v podjetju

Ta goljufija in prevara pogosto vključuje nepričakovane napotke (plačilne inštrukcije) s strani storilca, ki se predstavlja kot vaši redni dobavitelji. Ti s svojimi napotili preko e-maila predlagajo spremembe obstoječega načina izvedbe plačila. Takšno prevaro ni možno ustrezno zaznani, dokler ni prepozno. Podjetje prejme pritožbo (reklamacijo) in opozorilo od svojega dobaviteljev, da plačila ni prejel in takrat se ugotovi goljufija.

Redni nadzor nad ustreznostjo plačevanja ter redni pregledi računov dobaviteljev vam pomagajo varovati denar in lastnike malih podjetij, ki so pogosto žrtve te vrste goljufije.

Za konec

Mala podjetja, ki so poročala o goljufijah (na svetovnem nivoju, kot tudi v Sloveniji), so javila povprečno izgubo v višini 150.000 dolarjev (v Sloveniji nekaj manj in sicer v višini cca 40.000 €). Takšna višina in izguba je lahko usodna za podjetje. Mali podjetniki in lastniki podjetij morajo uspešno voditi podjetja, prodajati… hkrati pa trdno nadzirati svoje finančne procese.

Pasti in nevarnosti je veliko, zato se ni dobro preveč zanašati zgolj na prenos pooblastil pri poslovanju z denarjem in gotovino na druge osebe. Kadar so lastniki preveč zaupljivi pri poslovanju s finančnimi sredstvi, to zelo povečuje možnost goljufije, prevar in škode za podjetje.

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Goljufija v malih podjetjih appeared first on Risolgo.

Računovodski servis – končno razkritih 6 prednosti najema.

Izvajanje računovodstva v računovodskem servisu je v današnjem času najboljša rešitev za podjetnike. Zakaj?

Naj pojasnim. Znano in najpogostejše stališče podjetnikov je: »Najraje izvajam svojo osnovno dejavnost, to mi je strast in zadovoljstvo. Moji izdelki in storitve so tisto, kar počnem najbolje, zato se na to osredotočam in pri tem porabljam veliko časa.«

Toda kot vemo, obstajajo še drugi bistveni dejavniki, za katere je treba skrbeti pri poslovanju podjetja.

Dejavnost računovodstva in spremljave poslovanja so področja, za katera večina podjetnikov nima veliko izkušenj. Je pa računovodstvo (računovodski servis) nujno treba imeti, saj vsak podjetnik želi poslovati uspešno ter zakonito. Se strinjate ?

Trendi uporabe zunanjih izvajalcev.

V zadnjih letih je veliki trend, da podjetja uporabijo zunanje izvajalce (t.i. outsourcing services) na tistih področjih, kjer jim to prinaša največjo uporabno vrednost.

Podjetniki so ugotovili, da je največja vrednost uporabe zunanjih izvajalcev: 1) prihranek stroškov in 2) osredotočenje podjetnika na bistvo (fokus) svojega poslovanja. To sta po zadnji raziskavi rev.družbe Deloitte tudi dva najpomembnejša razloga, zakaj lastniki podjetja najamejo zunanje izvajalce

6 prednosti

Razkrivam 6 prednosti, zakaj najeti zunanjega izvajalca za računovodstvo – računovodski servis. Seznanite se z njimi, saj vam bo to pomagalo pri odločitvi ZA in PROTI.  Proučite zapisane prednosti v nadaljevanju in svoje argumente.  Pomagalo vam bo pri odločitvi, ali je uporaba računovodskega servisa pravilna odločitev za podjetje.

1) Dobra poslovna praksa od vsega začetka

Predstavljajte si, da je prišel čas za pripravo mesečnega obračuna, zaključnega letnega računa in davčnega izkaza. Pogledate v predal ali na polico ali v poštni e-predal, kjer imate oznako »računi, računovodstvo«. Nato začnete sami knjižiti (kljub temu, da imate pomembno delo pri razvoju svojega izdelka) in vpisovati podatke v računovodski program. Se strinjate, da je to slab način?

Z najemom računovodskega servisa se boste naučili dobrih poslovnih navad že od samega začetka. V servisu vam bodo pomagali in svetovali, zakaj je urejenost vaših poslovnih knjig tako pomembna in kaj narediti, da bo tako tudi ostala. Pomagali vam bodo pri odločanju, kateri dokumenti so pomembni za hrambo in kako dolgo jim morate imeti.

Uporabite računovodski servis, saj boste finančno izboljšali položaj svojega podjetja, ter zmanjšali potencialno notranjo prevaro, goljufijo in tatvino. Pomagali vam bodo pri izobraževanju in tehnikah varčevanja pri stroških ter svetovali pri optimiziranju davkov.

2) Pomagali vam bodo najti ugodni kredit ali kapital

Razen v primeru, če ste zadeli glavni dobitek na lotu ali podedovali ogromno premoženja, je danes povpraševati in dobiti denar pri banki zelo težko. Bodite pripravljeni in organizirani pri iskanju ugodnih kreditov in naložbenega kapitala. Urejene in verodostojne knjigovodske evidence in finančni izkazi pomenijo, da boste kredit oz. denar dobili ali v nasprotnem primeru odšli domov »s praznimi rokami«.

Računovodski servis bo pravilno prikazal poslovanje vašega podjetja ter pozornost namenil vsem podrobnostim. Vodil bo ažurne knjigovodske evidence in dajal pojasnila vaših računovodskih izkazov, ki jih bodo analizirale banke, kupci in dobavitelji ter potencialni vlagatelji. Tako bo vaše podjetje videti profesionalno in sposobno.

3) Ključni nasveti za uspešno poslovanje

Izkušeni računovodski servis bo kot pomočnik in analitik vaših podatkov. Zagotavljal vam bo vpoglede in dajal nasvete o finančnem stanju vašega podjetja. Poleg rednega knjigovodstva vam bo zunanji servis pripravljal računovodske izkaze, predračune, plane, itd.

Pomagal vam bo pri razumevanju podatkov o poslovanju, da se vam le ti ne bodo zdeli kot kup nekih naključnih številk. Pomagal vam bo pri sprejemanju odločitev, tako da boste sprejeli razumljive odločitve, ki bodo temeljile na podatkih.

4) Računovodski servis in začetno financiranje

Podjetje po ustanovitvi v prvih mesecih ali celo letu dni potrebuje veliko finančnih sredstev za pokrivanje stroškov. Takšno novo podjetje medtem poskuša pridobiti čim večje število kupcev, prodati proizvode in storitve ter izgraditi ugled.  To je zagotovo realnost, ki ga morajo spoštovati vsi podjetniki pri ustanovitvi podjetja.

Redna izdelava in analiza izkazov podjetja od ustanovitve naprej vam kaže, kako dolgo boste lahko poslovali na ta način. Pomembno je vedeti koliko časa lahko delate, predno boste pričeli pridobivali prihodke, s katerimi boste pokrivali stroške poslovanja. Računovodski servis vam bo redno izračunaval realna stanja in vašo finančno prihodnost.

Pomagali vam bodo ugotoviti, koliko vloženega denarja ste že porabili in koliko ga je preostalo, predno boste plačilno nesposobni.

Večina dobrih računovodskih servisov zagotovo razume in obvlada tudi druga področja poslovanja podjetij in so tako sposobna svojim strankam dajati tudi splošne poslovne nasvete.

5) Prednosti pri rasti podjetja

Danes imate morebiti majhno podjetje z nizkimi prihodki in stroški, to pa ne pomeni, da v naslednjih letih vaše podjetje ne bo veliko večje. Kvalitetni računovodski servisi imajo opremo, znanje in kadre za upravljanje in vodenje vašega podjetja ne glede na panogo, velikost ali lokacijo podjetja.

Zaradi razvoja morda trenutno uporabljate samo enostavno računovodstvo in to je vse kar potrebujete. Ko bo vaše podjetje raslo in se širilo, bo poslovanje bolj zahtevno in težje. Računovodski servis vam bo takrat zagotovil prednosti pri razvoju. Najem računovodskega servisa v prvih fazah ustanovitve in poslovanja bo zagotovilo vzpostavitev kakovostnega odnosa s strokovnjaki, ki bodo v vsakem trenutku servisirali vaše zahteve.

Z rastjo vašega podjetja se bo to pokazalo kot konkurenčna prednost.

6) Zmanjšanje prevar

Notranje prevare in goljufije so pogosto, vendar nesrečno dejstvo v številnih mikro, malih in srednjih velikih podjetjih, ki imajo samo osebo na čelu računovodstva. Posledica je možnost enostavnega manipuliranja s poslovnimi knjigami in listinami, ki so lastniku neopažene več mesecev ali celo let.

Znani so številni opozorilni znaki, ki nakazujejo na notranjo prevaro in goljufijo ter pogosto nastanejo zaradi težav, predvsem finančni pritisk, s katerimi se srečuje prevarant. V kolikor lastniki podjetij slepo in popolno zaupajo vsem svojim zaposlenim in jih pustijo brez nadzora, omogočijo nastanek kriminalnega dejanja.

Z najemom računovodskega servisa boste lahko na ključnih obdelavah in transakcijah vzpostavili »sistem 4 oči« in s tem zagotovili boljše notranje kontrole. Medtem pa prevar nikoli ne bo mogoče 100 % izključiti. Računovodski servis lahko, le s posebnim strokovnim znanjem na področju najboljših nadzornih praks, zazna anomalijo oz. sum nepravilnosti.

Tisti računovodski servis, ki ima dovolj znanja in izkušen iz področja preprečevanja in ugotavljanja prevar, bo lastniku in podjetju prihranil velike količine denarja. To pa se v današnjih konkurenčnih časih ceni in spoštuje.

Pri tem si lahko pomagate z brezplačno e-knjigo 10 x uporabnih nasvetov za preprečevanje prevar (glej spodaj)

s klikom PREVZAMITE brezplačne nasvete

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Prednosti najema računovodskega servisa appeared first on Risolgo.

Hitre in enostavne rešitve v 5 korakih – podjetje boste zaščitili kar sami.

Razvijajoči svet je spremenil navade in obnašanje ljudi. Podjetja so postala bolj ogrožena.

Mala podjetja (tu vštevam tista, ki imajo do 50 zaposlenih) in njihovi lastniki so zelo pogosto žrtve notranjih prevar, saj predstavljajo tudi 25 % vseh prijavljenih prevar. Tveganje za prevaro v malem podjetju pa je toliko večje zaradi tega, ker mnogi lastniki in vodstvo podjetja meni, da ne rabijo vlagati napore v postopke za preprečevanje in odkrivanje prevar.

Zagotovo se strinjate, da so vsa podjetja med seboj različna, ali ne?

Toda trendi in raziskave kažejo, da se notranja prevara lahko zgodi na vseh področjih poslovanja podjetja (računovodstvo, prodaja, skladišče…) in v vseh dejavnostih (trgovina, proizvodnja, gradbeništvo, javni sektor…). Številke in zneski incidentov med malimi podjetji se dvigujejo, ozaveščenost pa je še relativno nizka.

Lastniki malih podjetij in vodje pa so lahko zadovoljni in veseli, saj obstaja veliko preprostih, praktičnih in zanesljivih metod, da zavarujejo podjetje pred prevaro. Navedenih je 5 ključnih korakov za lastnike in vodje, s katerimi boste lahko takoj zmanjšali možnost prevare.

1) Razmejitev dolžnosti.

Mnoga mala podjetja in njihovi lastniki se zanašajo le na eno osebo, ki odpira pošto, obdela prejete in izdane račune, plača račune, upravlja z gotovino podjetja, usklajuje bančne izpiske. Takšen popolni dostop do vseh teh opravil ustvarja priložnost za goljufijo in zlorabo sredstev.

Čim prej si vzemite čas za analizo in ugotovite, kje ste najbolj ogroženi. Izvedite razmejitev glede na vaše možnosti in način poslovanja. Znane so dobre prakse, ki prav tako zagotavljajo tekoče izvajanje dela, hkrati pa povečujejo varnost in tudi produktivnost dela.

2) Redno usklajujte prejete bančne

izpiske s stanji v vaših računovodskih evidencah. Usklajevanja stanja naj izvaja oseba, ki ne izvaja plačevanje računov.

3) Imejte pregled

nad odprtimi terjatvami, obveznostmi, prilivi in odlivi. Zelo je koristno, da se poglobite v trende in preučevanje sprememb pri stanjih terjatev in obveznosti v povezavi z denarnim tokom. Dobra praksa je, da vsako nepojasnjeno zmanjšanje ali povečanje podrobno pregledate in tako povečate pozornost na spremembe.

4) Izobražujte in usposabljajte

svoje zaposlene, jasno jim povejte katera dejanja so v podjetju nesprejemljiva. Imejte politiko »odprtih vrat«, da bodo lahko zaposleni prišli z zaupnimi informacijami kadarkoli do vas. Prvi korak pri zaščiti osnovnih oblik kraje informacij in podatkov je izobraževanje vodstva in zaposlenih o varnih geslih in rednem spreminjanju le teh.

Vsi zaposleni naj se zavedajo, da z enostavnimi in istimi gesli za vse naprave in dostope škodujejo sebi kot tudi splošni varnosti v podjetju. Shranjevanje gesel naj ne bo na listkih pri računalniku, prav tako pa morajo biti gesla tajna.

5) Ko iščete novega zaposlenega

ali zunanjega izvajalca, morate vedeti koga zaposlujete oz. najemate. Vedno preverite podatke o kandidatu, kakorkoli so vam na razpolago. Kot pomoč pri ugotavljanju usposobljenosti in poštenosti kandidata preverite strokovno izobrazbo in delovne izkušnje. Za določena delovna mesta obvezno preglejte vse javne medije in prisotnosti kandidata za internetu ter preverite kazenske evidence. Povprašajte po neodvisnih referencah.

s klikom PREVZAMITE brezplačne nasvete

Kaj lahko pričakujete in kaj so pozitivni rezultati uvedbe navedenih 5-ih korakov?

Za mala podjetja lahko že enostavni postopki močno vplivajo na poslovanje podjetja in njegovo varnost.

Znano je, da so tista podjetja, ki imajo vzpostavljene učinkovite notranje postopke bolj cenjena, varnejša in več vredna.

Tako imajo zagotovljeno preprečevanje in zgodnje odkrivanje notranjih prevar ter velikih izgub. Razen tega imajo takšna mala podjetja manj tvegano podobo v očeh zaposlenih, kupcev, dobaviteljev, lastnikov, kreditodajalcev in drugih.

Ni boljšega časa za začetek kot zdaj –  izberite najboljše za vas.

Z nekaj preprostimi koraki, ki so zapisani, boste zaščititi svoje podjetje in vzpostaviti kulturo ničelne tolerance do notranje prevare in goljufije. Posledično boste preprečili grožnje, ki vplivajo na poslovanje podjetja v prihodnosti.

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Rešitve v 5 korakih appeared first on Risolgo.

Poneverbe pri ravnanju z zalogami – kraja zaloge.

Zamislite si:
Ob popisu zaloge blaga in materiala (inventura) v vašem podjetju je ugotovljena razlika med dejansko zalogo v skladišču ter višino v knjigovodskih evidencah. Mislite si, da je napaka…. Pojasnijo vam, da razlika ni zaradi napake, ampak, da so vas ukradli…. Kako je to mogoče… Kdo… Zakaj….

Zaloga je pri podjetjih (predvsem trgovskih in proizvajalnih) nujno potrebna, da lahko podjetja obstajajo ter delujejo. Tako je zaloga pogosto ena od večjih in pomembnejših postavk poslovnega premoženja. Zaloge v obliki surovin, materiala, polizdelkov in končnih izdelkov je mogoče ukrasti na različne načine. Enostavne oblike kraje običajno storijo zaposleni, ki dnevno ravnajo z zalogami. Takšno krajo je mogoče hitro odkriti le pod pogojem, da obstaja kontrola in močen notranji nadzor.

V podjetjih se pogosto zaznavajo manjša odstopanja med dejanskimi količinami zaloge in podatki v knjigah. Zaloga ter njene manjše razlike izhajajo zaradi mnogih vsakodnevnih transakcij (zakasneli vnos podatkov, škoda in uničenje, lom, pisna napaka, odpis). Vendar so razlike lahko tudi posledica kraje zalog. Za podjetje morajo biti vse ugotovljene razlike med stanji jasen signal, da se ugotovijo razlogi. Razlike, ki so večje kot 3 % so že vzrok za zaskrbljenost.

Pri kraji zalog obstajata dve osnovni vrsti: kraja fizičnih stvari iz skladišč ter goljufija v računovodskih izkazih.

POGLEJ MOJO BREZPLAČNO E-KNJIGO

Kraja zaloge s strani zaposlenih

Kraja s strani zaposlenih povzroči materialno izgubo in poslovno škodo podjetju. Takšna kraja je pogostejša v podjetjih, ki se ukvarjajo s proizvodnjo ali s prodajo. Zaposleni v tem primeru ukrade material ali izdelek in ga uporabi za osebno uporabo. Nekateri zaposleni pa kradejo zaloge materiala ali izdelkov za nadaljnjo prodajo.

Opozorilni znaki, da se je v podjetju dogodila poneverba pri ravnanju z zalogami, so lahko:

– manjkajoči dokumenti (naročilnice, dobavnice, izdajnice, itd.),
– pogoste poenostavitve in bližnjice v kontrolnih postopkih, da bi pospešili postopke (nepravilno vodenje zalog materiala),
– materialna zaloga, zaloga končnih izdelkov – pogostost manki ali presežki,
– nenavadno veliko število transakcij v zalogah, ki pa niso posledica prodaje,
– zaposleni, ki živijo nad svojimi finančnimi sredstvi in možnostmi,
– nezadovoljni zaposleni, ki menijo, da si zaslužijo večjo plačo,
– zaposleni, ki ne želijo na daljši dopust zaradi strahu pred razkritjem,
– podpisovanje v imenu drugega delavca ali neenako podpisovanje dokumentacije,
– prinašanje torb na delo in iz delo…

Lastniki podjetij naj uvedejo različne ukrepe za odkrivanje in preprečevanja prevar pri zalogah, vključno z video nadzorom ter alarmnim sistemom, preverjanje dokumentov (materialno knjigovodstvo – izdajnice, prevzemnice…), naključnimi pregledi in revizije, pogosta izvedba popisa materiala in blaga, omejen dostop do skladiščnih prostorov, preverjanje in analiziranje povezav odgovornih oseb za nabavne posle z dobavitelji, urejeno vodenje zalog, itd.

Goljufije v računovodskih izkazih (poslovnih evidencah)

Prikrivanje kraje zalog v računovodskih evidencah pa je težji del goljufije. Če je izvedena kraja zaloge – materiala ali izdelka kot enkraten dogodek, lahko zaposleni pričakuje, da bo v kratkem ugotovljen manko in kraja. Če želi zaposleni nadaljevati krajo oziroma jo prikriti, bo moral takšno dejanje na nek način skriti.

Krajo bo v evidencah (vodenje zalog materiala) prikril na način, da bo ponaredil dokumentacijo. Pri tem so znane in uporabljene metode: uporaba ponarejene medskladiščnice, ponareditev prejetih računov, lažna prodaja obstoječih zalog, ponareditev dobropisov, izdajnic, prevzemnic….

Prevare pri zalogah se lahko izvajajo tudi z manipuliranjem računovodskih izkazov, kot so manipuliranje z nedokončano proizvodnjo in proizvodi, zaloge pri tretjih osebah, manipuliranje z vračili blaga itd. Tako vrsto goljufij običajno izvaja višje vodstvo zaradi motiva in potrebe po doseganju določenega finančnega cilja ali uspeha.

Opozorilni znaki

Pogosto se dogaja, da je podjetje istočasno žrtev obeh vrst prevar pri zalogah (kraja fizičnih stvari iz skladišč in goljufija v računovodskih izkazih), kar kaže na pojav neustreznih notranjih kontrol.

Ne glede na to, ali je prišlo do kraje zalog ali do manipuliranja računovodskih izkazov obstaja več opozorilnih znakov, ki nakazujejo na težave in vključujejo:
– vrednost zalog se ne spreminja v obdobjih, ali je sprememba minimalna,
– vrednosti se povečujejo hitreje kot prodaja,
– materialna zaloga – zelo velike spremembe razmerij o prometu,
– nizka vrednost zalog, čeprav je skladišče polno,
– visoko vrednotenje zalog, skladišče pa je prazno,
– pošiljanje računov z neobičajnimi naslovi za dostavo

Upoštevati je potrebno, da mogoče obstajajo razumna pojasnila za zgoraj navedene primere. Potrebno je biti pazljiv ter dokumente pregledati objektivno in analitično.

Preventiva in preprečevanje prevar

Zaloga – nekaj preprostih ukrepov za zaščito zalog materiala ter blaga in manipuliranja z računovodskimi izkazi:
– Vsi prejeti in izdani računi morajo biti celovito povezani z drugimi dokumenti v podjetju (naročilnica, dobavnica, izdajnica, prevzemnica, materialno knjigovodstvo, materialna zaloga). Prejeti računi za material ali blago, ki jih ni mogoče povezati z naročilnicami in dobavnicami, nakazujejo na pazljivost pri plačevanju,
– izvajati je potrebno redne ter nenapovedane intervalne popise zalog – inventura, da bi preverili točnost fizične zaloge materiala in blaga v primerjavi z računovodskimi podatki,
– odpise, izmete in lome je potrebno redno preverjati,
– računovodske izkaze ter evidence je potrebno analizirati s primerjavo predhodnih in tekočih obdobij ter pregledati spremembe višine zalog v daljšem časovnem obdobju (metoda vrednotenja, knjiženje zalog materiala, vrednotenje zalog materiala, vrednotenje zalog trgovskega blaga).

Ključne ugotovitve glede prevar in poneverb pri zalogah:

1. Zaloga materiala in blaga ni popolnoma varna pred krajo zaposlenih.
2. Zaposleni prikrijejo takšne kraje s ponarejanjem dokumentov – nakupnih in prodajnih evidenc.
3. Fizična varnost zalog je zelo pomembna in ščiti podjetje pred krajo. Če tatovi ne morejo neovirano do zalog, se jim zmanjša možnost za storitev krajo.
4. Prevara in kraja zaloge ni mogoča, če so vzpostavljeni ustrezni preventivni ukrepi (vodenje zalog, notranje kontrole) ter vzpostavljeni ustrezni sistemi za zaščito.

s klikom prevzamite brezplačne nasvete

Pridobite zunanjo pomoč

Vključitev zunanjih sodelavcev v redni/izredni izvedbi popisa, npr. enkrat na četrtletje, vam bo pomagalo pri pridobitvi jasne slike glede zalog in izboljšanju postopkov. Zunanja pomoč vas bo nekaj stala, vendar bo izboljšanje inventurnega popisa zmanjšalo izgube podjetja in tako upravičilo ta strošek.

Če bo prišlo do prevare pri zalogah lahko pričakujete spore. Storilca kraje zalog je sicer mogoče tožiti, vendar so možni dvomi v veljavnost takšne tožbe ter zavrnitev ustrezne odškodnine.

V takšnih primerih vam je na razpolago naša praksa kot pomoč pri odkrivanju nastale škode. Kot strokovnjaki uporabljamo različne preiskovalne in analitične postopke za podporo kazenskim, odškodninskim in civilnim tožbam proti posamezniku (ali več storilcem). Pomagamo odvetnikom in pravnikom pri tolmačenju podatkov in svetujemo pri razumevanju ter analizi dogodkov.

Kot strokovnjaki za področje preprečevanja prevar vam pomagamo s primerjanjem podatkov in trendov, s preverjanjem izvorne dokumentacije in sistema evidentiranja, kot tudi drugimi postopki in metodami. To vam bo zelo pomagalo pri preprečevanju kraj in prevar v vašem podjetju.

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Kraja zaloge appeared first on Risolgo.

Prejeti račun in prevara – 4 načini s katerimi zavarujete podjetje.

Račun in prevara – dejstva in kako se zaščititi.

Ali za račun veste:
– da je skoraj 50 % vseh podjetij že prejelo sumljivi račun ali bilo žrtev goljufije,
– da so podjetja velikokrat tarče kriminalcev, ki jih želijo ogoljufati,
– da se pogosto dogaja, da so podjetja ogoljufana zaradi prevar z računi,
– da eno do 6 podjetij ocenjuje, da jih je prevara stala več kot 5.500 €.

Raziskavo o prevarah s prejetimi računi je izvedel Angleški urad za finančne goljufije (FFA UK), ki ugotavlja zelo velik porast teh prevar.

Ugotovljeno je, da povzročena škoda zaradi prevar s prejetimi računi v malih podjetjih v Angliji znaša več milijard €. Najbolj skrb vzbujajoče pa je, da so te prevare vse večje, raven kompleksnosti in pogostosti ponavljanja pa narašča. Ker veliko število prevar (poizkusov, izvedenih) ni zabeleženo, so številke o pogostosti in višini še večje ter zato bolj tragične.

Podrobnejši podatki prevar z računi v Sloveniji niso znani, sklepamo pa, da bistveno ne odstopajo od izvedene raziskave v Angliji.

Posledice za podjetja in lastnike podjetij zaradi prevar z računi

Veliko število goljufij te vrste ni nikoli raziskanih, saj se denarna sredstva, ki so jih goljufi ukradli podjetju, hitro prenesejo na bančne račune izven Slovenije in Evrope. Tako je ugotavljanje storilca in morebitno povračilo denarja podjetju skoraj nemogoče.

Kako deluje prevara

Kriminalci s pomočjo javnih podatkov (preko interneta, spletne strani podjetja, letnega poročila in drugih podatkov) preiskujejo podjetje in dobavitelje. Ko zberejo dovolj podatkov pa dodatno s pomočjo telefona ali elektronske pošte navežejo stik s podjetjem. Po tako zbranih podatkih pošljejo podjetju ponarejeni račun ali spremenijo navodila za plačilo (spremenijo znesek, spremenijo številko računa, kam naj se znesek nakaže, ….).

Prevara lahko poteka tudi na način, da podjetje prejme ponarejeni račun za majhen znesek in to za relativno nematerialno količino običajno nabavljenega blaga in storitve. Računi se pošljejo za fotokopirni papir, tonerje, pisarniške potrebščine, vzdrževanje opreme in prostorov ter telekomunikacijske storitve.

Takšen način poslanega računa je trik, ki ga izvede goljuf. V vašem podjetju preveri delovanje sistema plačevanja. Če v računovodstvu sprejmejo takšen ponarejen račun in plačajo v naslednjih dneh ali tednih, je to za goljufa dober znak. Pomeni, da podjetje nima ustreznih kontrol o pristnosti računa, ter da bo račun plačan brez zadržkov. V drugem poizkusu goljuf s ponovnim ponarejenim računom ogoljufa podjetje za veliko večji znesek.

Za mikro in mala podjetja je značilno, da težko izvajajo veliko število notranjih kontrol, ki preprečijo vse goljufije. E računi in notranje kontrole niso uvedene.

Kako lahko s 4 načini preprečimo škodo malega podjetja

Predlagamo oblikovanje štirih preprostih kontrol in pravil, ki pomagajo preprečiti prevaro s ponarejenimi računi.

1) Pozornost zaposlenih v podjetju pri plačevanju računov

Goljufi, ki pošiljajo takšne ponarejene in lažne račune, se zanašajo na površne in nekvalitetne kontrolne računovodske prakse. Takšno pomanjkanje notranjih kontrol omogoči, da se ponarejeni račun zlahka plača. Pomembno je, da se vsi zaposleni, ki sodelujejo v postopku plačevanja računa, zavedajo potencialnih goljufij.

Zaposleni naj bodo ustrezno usposobljeni, dosledno pa morajo upoštevati navodila pri obdelavi in plačevanju računov. Postopki morajo biti določeni in dokumentirani. Večja podjetja imajo v tem procesu udeleženih večje število zaposlenih, zato je toliko bolj pomembno, kako so postopki opredeljeni.

Pri malih podjetji se zaradi malega števila zaposlenih to uredi na način, ki je za takšno malo podjetje najprimernejše. Najpogosteje se uporablja tako imenovani »sistem 4 oči«.

2) Tri (3) smerno ujemanje

Uvedite postopek Tri smernega ujemanja. Ta postopek pomeni dosledno ujemanje treh različnih delov in sicer: naročilo storitve ali produkta, prejem storitve ali produkta in prejeti račun. Izvedba takšnega postopka zagotavlja, da se vsi ti trije deli primerjajo med seboj. Preveri se, da je bilo naročilo podano, da so izdelki oz. storitve prejete v podjetju in da je prejeti račun v skladu s prejšnjima dvema deloma.

Zapisano pravilo »Tri smernega ujemanja« je odlična zaščita pred plačevanjem ponarejenih računov.

3) Kontrola nabavnega procesa in dobaviteljev

Zadolžiti nekoga (ki se na to spozna), da v podjetju vzpostavi dokumentirani nabavni proces in se tako zavarujte pred prevaro s prejetimi računi. Tako boste imeli jasno opredeljene posamezne korake in postopke, kako in kaj je treba preveriti in na kaj vse je potrebno biti pazljiv.

4) Avtomatizirani procesi s pomočjo tehnologije

V podjetju uvedite avtomatizirane procese in računovodski sistemi (program za račune) s katerim preprečite goljufije pri ponarejenih računih. Avtomatizirano in pravilno računalniško podprto »Tri smerno ujemanje« omogoča, da se prejeti računi ujemajo z naročilnicami in dobavnicami. E računi omogočajo enostavno izdajanje in elektronsko izmenjavo e-računov.

Posebej je potrebno biti pazljiv na vse račune, ki nimajo ustreznih naročil in dobave. Avtomatizirani sistem dodatno zagotavlja revizijske sledi (kdo, kaj, kdaj), ki pomaga najti tudi druge slabosti in potencialne goljufije, pri katerih bi podjetje lahko imelo izgubo.

s klikom prevzamite brezplačne nasvete

Škodo v podjetju zaradi prejetih ponarejenih računih lahko popolnoma odpravimo. Vsak lastnik podjetja naj čim prej zahteva raziskavo procesa nabave in plačevanja računov. Na podlagi raziskave pripravite ustrezne rešitve, ki se bodo implementirale (uvedle) v poslovanje (e-račun). S prenovo procesa nabave in plačevanja računov bo podjetje imelo tudi veliko drugih koristi, kot je naprimer racionalizacija dela, manjši stroški….

Z dobro nastavljenim sistemom bo podjetje privarčevalo pri času in denarju ter se zavarovalo pred prevarami. Lastnik podjetja pa bo dobil zagotovilo, da so riziki zmanjšani in da podjetje ne bo utrpelo škode.

Če potrebujete dodatno pomoč me lahko pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.

The post Prejeti račun in prevara appeared first on Risolgo.