Poneverbe pri ravnanju z zalogami – kraja zaloge.

Zamislite si:
Ob popisu zaloge blaga in materiala (inventura) v vašem podjetju je ugotovljena razlika med dejansko zalogo v skladišču ter višino v knjigovodskih evidencah. Mislite si, da je napaka…. Pojasnijo vam, da razlika ni zaradi napake, ampak, da so vas ukradli…. Kako je to mogoče… Kdo… Zakaj….

Zaloga je pri podjetjih (predvsem trgovskih in proizvajalnih) nujno potrebna, da lahko podjetja obstajajo ter delujejo. Tako je zaloga pogosto ena od večjih in pomembnejših postavk poslovnega premoženja. Zaloge v obliki surovin, materiala, polizdelkov in končnih izdelkov je mogoče ukrasti na različne načine. Enostavne oblike kraje običajno storijo zaposleni, ki dnevno ravnajo z zalogami. Takšno krajo je mogoče hitro odkriti le pod pogojem, da obstaja kontrola in močen notranji nadzor.

V podjetjih se pogosto zaznavajo manjša odstopanja med dejanskimi količinami zaloge in podatki v knjigah. Zaloga ter njene manjše razlike izhajajo zaradi mnogih vsakodnevnih transakcij (zakasneli vnos podatkov, škoda in uničenje, lom, pisna napaka, odpis). Vendar so razlike lahko tudi posledica kraje zalog. Za podjetje morajo biti vse ugotovljene razlike med stanji jasen signal, da se ugotovijo razlogi. Razlike, ki so večje kot 3 % so že vzrok za zaskrbljenost.

Pri kraji zalog obstajata dve osnovni vrsti: kraja fizičnih stvari iz skladišč ter goljufija v računovodskih izkazih.

POGLEJ MOJO BREZPLAČNO E-KNJIGO

Kraja zaloge s strani zaposlenih

Kraja s strani zaposlenih povzroči materialno izgubo in poslovno škodo podjetju. Takšna kraja je pogostejša v podjetjih, ki se ukvarjajo s proizvodnjo ali s prodajo. Zaposleni v tem primeru ukrade material ali izdelek in ga uporabi za osebno uporabo. Nekateri zaposleni pa kradejo zaloge materiala ali izdelkov za nadaljnjo prodajo.

Opozorilni znaki, da se je v podjetju dogodila poneverba pri ravnanju z zalogami, so lahko:

– manjkajoči dokumenti (naročilnice, dobavnice, izdajnice, itd.),
– pogoste poenostavitve in bližnjice v kontrolnih postopkih, da bi pospešili postopke (nepravilno vodenje zalog materiala),
– materialna zaloga, zaloga končnih izdelkov – pogostost manki ali presežki,
– nenavadno veliko število transakcij v zalogah, ki pa niso posledica prodaje,
– zaposleni, ki živijo nad svojimi finančnimi sredstvi in možnostmi,
– nezadovoljni zaposleni, ki menijo, da si zaslužijo večjo plačo,
– zaposleni, ki ne želijo na daljši dopust zaradi strahu pred razkritjem,
– podpisovanje v imenu drugega delavca ali neenako podpisovanje dokumentacije,
– prinašanje torb na delo in iz delo…

Lastniki podjetij naj uvedejo različne ukrepe za odkrivanje in preprečevanja prevar pri zalogah, vključno z video nadzorom ter alarmnim sistemom, preverjanje dokumentov (materialno knjigovodstvo – izdajnice, prevzemnice…), naključnimi pregledi in revizije, pogosta izvedba popisa materiala in blaga, omejen dostop do skladiščnih prostorov, preverjanje in analiziranje povezav odgovornih oseb za nabavne posle z dobavitelji, urejeno vodenje zalog, itd.

Goljufije v računovodskih izkazih (poslovnih evidencah)

Prikrivanje kraje zalog v računovodskih evidencah pa je težji del goljufije. Če je izvedena kraja zaloge – materiala ali izdelka kot enkraten dogodek, lahko zaposleni pričakuje, da bo v kratkem ugotovljen manko in kraja. Če želi zaposleni nadaljevati krajo oziroma jo prikriti, bo moral takšno dejanje na nek način skriti.

Krajo bo v evidencah (vodenje zalog materiala) prikril na način, da bo ponaredil dokumentacijo. Pri tem so znane in uporabljene metode: uporaba ponarejene medskladiščnice, ponareditev prejetih računov, lažna prodaja obstoječih zalog, ponareditev dobropisov, izdajnic, prevzemnic….

Prevare pri zalogah se lahko izvajajo tudi z manipuliranjem računovodskih izkazov, kot so manipuliranje z nedokončano proizvodnjo in proizvodi, zaloge pri tretjih osebah, manipuliranje z vračili blaga itd. Tako vrsto goljufij običajno izvaja višje vodstvo zaradi motiva in potrebe po doseganju določenega finančnega cilja ali uspeha.

Opozorilni znaki

Pogosto se dogaja, da je podjetje istočasno žrtev obeh vrst prevar pri zalogah (kraja fizičnih stvari iz skladišč in goljufija v računovodskih izkazih), kar kaže na pojav neustreznih notranjih kontrol.

Ne glede na to, ali je prišlo do kraje zalog ali do manipuliranja računovodskih izkazov obstaja več opozorilnih znakov, ki nakazujejo na težave in vključujejo:
– vrednost zalog se ne spreminja v obdobjih, ali je sprememba minimalna,
– vrednosti se povečujejo hitreje kot prodaja,
– materialna zaloga – zelo velike spremembe razmerij o prometu,
– nizka vrednost zalog, čeprav je skladišče polno,
– visoko vrednotenje zalog, skladišče pa je prazno,
– pošiljanje računov z neobičajnimi naslovi za dostavo

Upoštevati je potrebno, da mogoče obstajajo razumna pojasnila za zgoraj navedene primere. Potrebno je biti pazljiv ter dokumente pregledati objektivno in analitično.

Preventiva in preprečevanje prevar

Zaloga – nekaj preprostih ukrepov za zaščito zalog materiala ter blaga in manipuliranja z računovodskimi izkazi:
– Vsi prejeti in izdani računi morajo biti celovito povezani z drugimi dokumenti v podjetju (naročilnica, dobavnica, izdajnica, prevzemnica, materialno knjigovodstvo, materialna zaloga). Prejeti računi za material ali blago, ki jih ni mogoče povezati z naročilnicami in dobavnicami, nakazujejo na pazljivost pri plačevanju,
– izvajati je potrebno redne ter nenapovedane intervalne popise zalog – inventura, da bi preverili točnost fizične zaloge materiala in blaga v primerjavi z računovodskimi podatki,
– odpise, izmete in lome je potrebno redno preverjati,
– računovodske izkaze ter evidence je potrebno analizirati s primerjavo predhodnih in tekočih obdobij ter pregledati spremembe višine zalog v daljšem časovnem obdobju (metoda vrednotenja, knjiženje zalog materiala, vrednotenje zalog materiala, vrednotenje zalog trgovskega blaga).

Ključne ugotovitve glede prevar in poneverb pri zalogah:

1. Zaloga materiala in blaga ni popolnoma varna pred krajo zaposlenih.
2. Zaposleni prikrijejo takšne kraje s ponarejanjem dokumentov – nakupnih in prodajnih evidenc.
3. Fizična varnost zalog je zelo pomembna in ščiti podjetje pred krajo. Če tatovi ne morejo neovirano do zalog, se jim zmanjša možnost za storitev krajo.
4. Prevara in kraja zaloge ni mogoča, če so vzpostavljeni ustrezni preventivni ukrepi (vodenje zalog, notranje kontrole) ter vzpostavljeni ustrezni sistemi za zaščito.

s klikom prevzamite brezplačne nasvete

 

Pridobite zunanjo pomoč

Vključitev zunanjih sodelavcev v redni/izredni izvedbi popisa, npr. enkrat na četrtletje, vam bo pomagalo pri pridobitvi jasne slike glede zalog in izboljšanju postopkov. Zunanja pomoč vas bo nekaj stala, vendar bo izboljšanje inventurnega popisa zmanjšalo izgube podjetja in tako upravičilo ta strošek.

Če bo prišlo do prevare pri zalogah lahko pričakujete spore. Storilca kraje zalog je sicer mogoče tožiti, vendar so možni dvomi v veljavnost takšne tožbe ter zavrnitev ustrezne odškodnine.

V takšnih primerih vam je na razpolago naša praksa kot pomoč pri odkrivanju nastale škode. Kot strokovnjaki uporabljamo različne preiskovalne in analitične postopke za podporo kazenskim, odškodninskim in civilnim tožbam proti posamezniku (ali več storilcem). Pomagamo odvetnikom in pravnikom pri tolmačenju podatkov in svetujemo pri razumevanju ter analizi dogodkov.

Kot strokovnjaki za področje preprečevanja prevar vam pomagamo s primerjanjem podatkov in trendov, s preverjanjem izvorne dokumentacije in sistema evidentiranja, kot tudi drugimi postopki in metodami. To vam bo zelo pomagalo pri preprečevanju kraj in prevar v vašem podjetju.

 

Če potrebujete dodatno pomoč me pokličete ali mi pišete. Takoj vam lahko pomagam s kakšnim nasvetom.